Projektportfoliomanagement Software

Überblick Projektportfoliomanagement Software

1. Was ist eine Projektportfoliomanagement Software?

Die Steuerung und Verwaltung großer und komplexer Projekte stellt Unternehmen vor eine Herausforderung. Werden Projekte nicht fristgerecht durchgeführt, kann dies schnell finanziell negative Auswirkungen haben. Um Projekte möglichst strukturiert und effizient durchführen zu können, setzen Unternehmen daher immer häufiger Softwarelösungen ein.

Projektportfoliomanagement Softwarelösungen (PPM) sind mit Projektmanagement Softwareprodukten verbunden. Bei einer Projektmanagement Anwendung liegt der Fokus auf der operativen Durchführung einzelner Projekte. Hierzu gehört beispielsweise das Aufgabenmanagement und die Erstellung eines Zeitplans.

PPM Lösungen kommen hingegen zum Einsatz, wenn mehrere Projekte parallel durchgeführt werden. Mit einem professionellen Projektportfoliomanagement wird das Ziel verfolgt, die Projektauswahl und die Ressourcenverteilung im Sinne der finanziellen und strategischen Unternehmensziele zu steuern. Eine Projektportfoliomanagement Software stellt hierbei das Werkzeug zur Umsetzung dar.

In der Software werden die Daten aus dem gesamten Projektportfolio zusammengeführt. Dies ermöglicht es dem Management, einen zentralen Überblick über alle Projekte des Unternehmens zu bekommen. Durch die Aggregation der Projektdaten kann u.a. analysiert werden, welche Abhängigkeiten zwischen den Projekten vorliegen und wo die Unternehmensressourcen optimalerweise eingesetzt werden.

Der Funktionsumfang der Anwendung muss sich jedoch nicht nur auf die strategische Betrachtung von Projekten konzentrieren. Vielmehr sind am Markt auch Projektportfolio Softwareprodukte verfügbar, die auch über Features zur operativen Projektdurchführung verfügen.

2. Welche Funktionen hat eine PPM Software?

Risikomanagement – Für den langfristigen Unternehmenserfolg ist es wichtig, dass ein Unternehmen jederzeit den Überblick über potenzielle Risiken behält. Auch für das Projektmanagement trifft dies zu. Mit einer Projektportfoliomanagement Anwendung können die sich aus den Unternehmensprojekten ergebenden Risiken identifiziert und analysiert werden. Erst durch die Aggregation des gesamten Projektportfolios wird es möglich, einen Überblick über das Gesamtrisiko der Projekte zu erhalten. Durch eine stetige Risikokontrolle können potenzielle Fehlinvestitionen verhindert werden.

Ressourcenmanagement – Für den Unternehmenserfolg ist nicht nur ein einziges Projekt entscheidend, sondern die erfolgreiche Durchführung des gesamten Portfolios an Projekten. Um dies zu gewährleisten, müssen die vorhandenen Ressourcen unter Berücksichtigung des gesamten Projektportfolios verteilt werden. Durch den Einsatz einer PPM Lösung wird es möglich, einen Gesamtüberblick über alle Projekte zu erhalten und die vorhandenen Ressourcen in der Firma im Sinne der übergeordneten Unternehmensziele den einzelnen Projekten zuzuteilen.

Projektpipeline Analyse – Mit einer PPM Software können die aktuellen sowie die geplanten Projekten analysiert werden. In der Anwendung können mögliche Abhängigkeiten und Engpässe identifiziert werden, wodurch Projektverzögerungen vorgebeugt werden kann. Durch eine visuelle Aufbereitung des gesamten Projektportfolios kann jederzeit der Überblick über alle Unternehmensprojekte behalten werden.

Controlling – Damit Projekte ein wirtschaftlicher Erfolg werden, müssen Unternehmen die Ausgaben und das Budget der einzelnen Projekte jederzeit im Blick behalten. PPM Anwendungen verfügen in der Regel über ein integriertes Controlling Dashboard. In der Software können die Finanzzahlen aller Projekte zusammengeführt und aggregiert werden. Hierdurch können im Dashboard beispielsweise KPIs angezeigt werden, die eine Überwachung der Projektfinanzen vereinfachen.

Veränderungsmanagement – Projekte laufen in der Regel niemals zu 100% nach Plan, weshalb es immer wieder zu Änderungen kommt. Änderungen in einem Projekt können jedoch mehrere Effekte nach sich ziehen und sich auf andere Projekte des Unternehmens auswirken. Eine Projektportfolio Management Software ermöglicht es, die Änderungen zentral zu verwalten und diese zu analysieren.

Projekt-Priorisierung – Ist in einer Firma die Durchführung mehrerer Projekte geplant, kann dies zu Komplikationen führen. Da nicht alle Projekte von gleicher Bedeutung und über identische Fristen verfügen, sollte eine optimale Bearbeitungsreihenfolge des Projektportfolios ermittelt werden. Dies kann mithilfe einer Projektportfoliomanagement Software erfolgen.

Integration mit anderen Softwareprogrammen - Viele PPM Softwarelösungen können mithilfe von Schnittstellen automatisch Daten mit anderen Softwareprogrammen, wie beispielsweise einer ERP Software, austauschen.

Kommunikation-Tools - Die Software stellt den Projektteilnehmern eine zentrale Plattform und Werkzeuge für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zur Verfügung.

3. Welche Vorteile hat der Einsatz einer Software für das Projektportfoliomanagement?

Transparenz: Einer der wesentlichen Vorteile eines Projektportfoliomanagement Programms ist, dass dieses einen Gesamtüberblick über alle aktuellen und geplanten Projekte in einer Firma gibt. Hierdurch kann die Transparenz im Bereich des Projektmanagements verbessert werden und die Verantwortlichen erhalten einen Überblick über das gesamte Projektportfolio.

Optimale Ressourcenallokation: Die Ressourcen eines Unternehmens sind begrenzt, weshalb eine optimale Zuteilung besonders wichtig ist. Durch die integrierte Funktion für das Ressourcenmanagement wird sichergestellt, dass die Ressourcen möglichst effizient genutzt werden. Hierdurch können die vorhandenen Mitarbeiter beispielsweise auf Basis der Projektanforderungen und Mitarbeiterqualifikationen zugeteilt werden.

Projektauswahl: Durch den Einsatz einer Software zum Management des Projektportfolios können die Projekte identifiziert werden, die den höchsten Nutzen für ein Unternehmen bieten. Nicht jedes Projekt kann und sollte durchgeführt werden, weshalb ein Unternehmen sich auf die besten Projekte fokussieren sollte. Mithilfe der Projektportfolio Management Software können alle relevanten Informationen zentral analysiert und zur Entscheidungsfindung genutzt werden.

4. Trends im Bereich Projektportfoliomanagement Software

a. Cloud: Der Anteil an Software-as-a-Service Lösungen nimmt im Softwaremarkt stetig zu. Auch bei Softwarelösungen für das Projektportfoliomanagement ist dieser Trend zu beobachten. Bei diesem Bereitstellungsmodell kümmert sich der Hersteller um das Hosting der Anwendung und stellt diese den Nutzern online zur Verfügung.

b. Automatisierungen: Neue technologische Entwicklungen, wie beispielsweise Künstliche Intelligenz, werden in der Zukunft auch vermehrt im Bereich des Projektportfoliomanagements zum Einsatz kommen. Hierdurch können Prozesse bei der Verwaltung und Steuerung des Projektportfolios automatisiert werden.