Projektmanagement Software

Überblick Projektmanagement Software

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine Projektmanagement Software?
2. Wichtige Funktionen
3. Vorteile von Projektmanagement Tools
4. Anwender der Software in der Praxis
5. Was ist vor dem Kauf einer Projektmanagement Software zu beachten?
6. Cloudbasierte oder lokale Projektmanagement Software?
7. Aktuelle Trends
8. Mit welchen Kosten ist bei der Anschaffung einer Projektmanagement Softwareanwendung zu rechnen?
9. Wie gehe ich bei der Softwaresuche am besten vor?

1. Was ist eine Projektmanagement Software?

Wie es der Name bereits sagt, ist eine Projektmanagement Software dem Projektmanagement zuzuordnen. Im Kern ist eine Projektmanagement Software als Instrument zu verstehen, welches den gesamten Prozess von der Planung bis zur finalen Realisation eines Projektes unterstützt. Der Funktionsumfang der verschiedenen Softwarelösungen kann sich je nach Produkt stark unterscheiden. Insgesamt unterstützen die Softwareprodukte Teams bei der Organisation und Verwaltung von Arbeitsabläufen, der Koordination der Zusammenarbeit und weiteren Absprachen. In der Software werden die verschiedenen Arbeitsabläufe erfasst und deren aktueller Bearbeitungsstatus kontinuierlich überwacht und aktualisiert. Darüber hinaus können beispielsweise Termine und Fristen festgelegt werden, Ressourcen und Budgets geplant werden und die Kosten kontinuierlich überwacht werden.

Bei der Verwaltung und Koordination verschiedener Projekte reicht es nicht aus, sich einfach auf das menschliche Gehirn zu verlassen. Das Risiko für Fehler wäre hierbei viel zu hoch. Für eine erfolgreiche Projektabwicklung müssen ständig Dokumente ausgetauscht, Termine erstellt und Fristen gesetzt werden. Dafür ist eine effiziente Kommunikation zwischen den verschiedenen Teammitgliedern notwendig. Eine Projektmanagement Softwarelösung unterstützt hierbei und versucht den gesamten Prozess einer Projektdurchführung mit verschiedenen Mitteln möglichst effizient zu gestalten.

Projekte stellen eine ganz besondere Art von Arbeit dar. Im Kern weist ein Projekt ein Start- und Enddatum auf und resultiert am Ende der Projektlaufzeit in einem Ergebnis. Das Erstellen einer Webseite ist beispielsweise ein Projekt. Das konstante Pflegen einer bestehenden Webseite ist jedoch nicht als Projekt einzustufen. Aber man kann beispielsweise auch die Pflege der Webseite in verschiedene Teilprojekte unterteilen. Dies kann beispielsweise das Erstellen eines neuen Blogeintrags sein. Insgesamt können fast alle Arbeiten in ein Projekt umgewandelt werden. Dies ist jedoch nur sinnvoll, wenn es sich hierbei um mehrere Arbeitsschritte handelt, für welche eine umfassende Koordination notwendig ist. Je aufwendiger die Koordination ist, desto mehr lohnt sich der Einsatz einer Software für das Projektmanagement.

2. Welche Funktionen hat eine Projektmanagement Software?

Am Markt für Projektmanagement Software gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Softwareanbietern. Der Funktionsumfang der verschiedenen Softwarelösungen kann sich zwischen den verschiedenen Softwareprodukten teils stark unterscheiden. Mittlerweile haben moderne Softwarelösungen bereits einen so großen Funktionsumfang, dass es für einen Interessenten schwierig ist, den Überblick zu behalten. Im Folgenden sind deshalb ein paar der wesentlichen Funktionen einer Projektmanagement Software aufgeführt. Diese Informationen können beispielsweise beim Vergleich der verschiedenen Softwareprodukte unterstützen.

Zeitplan: Für die Durchführung eines erfolgreichen Projektes ist die Planung entscheidend. Mithilfe einer passenden Softwarelösung können die Verantwortlichen einen detaillierten Projektplan erstellen, welcher alle relevanten Aspekte berücksichtigt. Der Zeitplan wird hierbei visuell dargestellt, so dass die Verwaltung intuitiv und leicht verständlich ist. Im Zeitplan können Aufgaben, Meilensteine usw. definiert werden.

Ressourcenplanung: In jedem Unternehmen stellen die Ressourcen ein knappes Gut dar, weshalb eine effiziente Planung für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens entscheidend ist. Mithilfe einer Funktion zur Ressourcenplanung können Unternehmen eine strukturierte Planung aller Ressourcen in einem Unternehmen durchführen. Eine manuelle Planung wäre sehr umfangreich und komplex, weshalb der Einsatz einer Softwarelösung den Prozess deutlich effizienter gestaltet. Durch eine detaillierte Planung können zukünftige kostspielige Engpässe vermieden werden, wodurch ein Unternehmen viel Geld sparen kann.

Zeiterfassung: Zeit ist einer der wesentlichen Aspekte im Zuge der Projektplanung- und durchführung. Mithilfe einer Funktion zur Zeiterfassung können alle Teammitglieder die jeweiligen Arbeitszeiten erfassen und diese im System hinterlegen. Dadurch hat beispielsweise ein Vorgesetzter immer den Überblick über die bisher geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt. Durch eine digitale Zeiterfassung innerhalb der Software entfallen manuelle Arbeitsschritte zur Zeiterfassung, wodurch viel Zeit gespart werden kann.

Budget: Nicht nur die Zeit spielt bei einem Projekt eine wesentliche Rolle, sondern auch die Kosten. Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, ist es entscheidend, dass das definierte Budget eingehalten wird. Durch den Einsatz einer Projektmanagement Software kann ein Projektmanager den gesamten Kostenverlauf konstant überprüfen. Hierdurch wird die Einhaltung von Budgets stark vereinfacht.

Aufgabenverteilung: Im Zuge einer Projektbearbeitung gibt es zahlreiche unterschiedliche Aufgaben, die zu erledigen sind. Es kommen auch immer wieder neue Aufgaben dazu, weshalb es schwierig sein kann, den Überblick zu behalten. Es wird insbesondere schwer die Aufgaben zu koordinieren, wenn viele Mitarbeiter am Projekt beteiligt sind. Durch eine Funktion zur Aufgabenverteilung kann festgelegt werden welche Aufgaben von welchen Mitarbeitern zu bearbeiten sind. Die Koordination wird hierdurch stark vereinfacht.

Workflows: Mithilfe von Workflows können die verschiedenen Arbeitsschritte und deren Reihenfolge in der Software definiert werden. Hierdurch können verschiedene Handlungen wie beispielsweise Genehmigungsprozesse in die Software und somit in den Projektplanungsprozess integriert werden.

Dokumente: Bei jedem Projekt fallen eine Vielzahl an unterschiedlichen Dokumenten an. Dies können beispielsweise Verträge oder Angebote sein. Für eine effiziente Projektabwicklung müssen diese zentral abgespeichert werden, damit alle Teilnehmer am Projekt jederzeit Zugriff auf die Dokumente haben. In vielen Projektmanagement Softwarelösungen sind Funktionen zur Dokumentenverwaltung enthalten, die das Verwalten aller Dokumente vereinfachen.

Reporting: Mithilfe einer Reportingfunktion können schnell und effizient die aktuellen Projekte in einem Unternehmen analysiert werden. Diese Funktion ist für Mitarbeiter, Projektmanager und Führungskräfte gleichermaßen interessant. Hierdurch ist es möglich, sich schnell ein Bild über alle relevanten Informationen zu verschaffen.

3. Vorteile von Projektmanagement Tools

Ein zentraler Vorteil des Einsatzes einer Projektmanagement Software ist die verbesserte Koordination innerhalb des Unternehmens. Oftmals möchten die Mitarbeiter effizient zusammenarbeiten, jedoch gestaltet sich dies in der Praxis zumeist schwierig. Mithilfe einer Softwarelösung ist es möglich die Zusammenarbeit zu organisieren. Hierdurch können Mitarbeiter die Zusammenarbeit deutlich besser gestalten und es kommt zu weniger Reibungsverlusten. Die anfallenden Aufgaben können mithilfe einer Software auf die Mitarbeiter verteilt werden, die aktuell noch über freie Kapazitäten und gleichzeitig über die nötigen Qualifikationen verfügen. Der allgemeine Austausch zwischen den Projektteilnehmern wird durch den Einsatz einer Software auch merklich verbessert. Dokumente können schnell und sicher ausgetauscht werden. Dadurch haben alle Mitarbeiter schnell Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Manche Projektmanagement Softwareprodukte verfügen auch über Chatfunktionen. Nutzer haben hierdurch die Möglichkeit sich effizient auszutauschen ohne jedes Mal eine Mail zu schreiben.

4. Anwender der Software in der Praxis

Ein Projektmanagement Tool kann in zahlreichen Bereichen eingesetzt und von unterschiedlichen Personengruppen in einem Unternehmen genutzt werden. Im Folgenden sind ein paar Personengruppen aufgeführt, für welche das Nutzen der Software sinnvoll ist.

Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter, die an einem Projekt mitwirken, können die jeweilige Software nutzen. In der Software können die Mitarbeiter beispielsweise angeben, ob eine Aufgabe bereits erledigt wurde oder welche Aufgaben noch offen sind. Mithilfe einer Software können die Nutzer auch verschiedene Dokumente effizient austauschen und in der Software miteinander chatten.

Projektmanager: Der Projektmanager ist für den Erfolg eines Projektes verantwortlich. Einer der Schlüsselfaktoren hierfür ist eine effiziente Projektplanung. Mithilfe einer Softwarelösung kann der Projektmanager alle Aufgaben definieren und zuweisen, Ressourcen und Budgets planen und den aktuellen Projektfortschritt überwachen.

Dritte: Bei Bedarf ist es auch möglich, dass nicht nur unternehmensinterne Personen, sondern auch externe Personen auf die Software Zugriff haben. Dies kann beispielsweise bei einer Zusammenarbeit mit einem Partnerunternehmen der Fall sein. Durch die Software kann die Zusammenarbeit deutlich effizienter ablaufen, weil beide Unternehmen zu jederzeit über den gleichen Informationsstand verfügen und sich besser austauschen können. Auch bei einer Zusammenarbeit mit einem Kunden ist der Einsatz einer Projektmanagement Software sinnvoll.

5. Was ist vor dem Kauf einer Projektmanagement Software zu beachten?

Bei der Suche nach einer passenden Softwarelösung ist es wichtig, ein Produkt zu finden, welches leicht in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann. Der Einsatz der Software sollte dazu führen, dass Arbeitsabläufe besser koordiniert werden und hierdurch eine schnellere Durchführung von Projekten erreicht wird. Insgesamt sollten die hierdurch erreichten Kosteneinsparungen die Kosten für den Kauf einer Software überwiegen. Bei der Auswahl einer Software ist es wichtig, dass die eigenen Bedürfnisse im Unternehmen identifiziert werden. Es muss also festgestellt werden, welche Funktionen das Unternehmen genau benötigt. Hierdurch können im Anschluss verschiedene Anforderungen an eine Projektmanagement Software festgehalten werden, die dann bei der endgültigen Auswahl berücksichtigt werden können.

Selbstverständlich spielen auch die Kosten eine wesentliche Rolle bei der Auswahl eines Softwareproduktes. Hierbei ist zwischen zwei grundsätzlichen Möglichkeiten zu unterscheiden. Zum einen haben Kunden die Möglichkeit eine Software zu kaufen, zum anderen können auch bereits viele Softwarelösungen für einen bestimmten Zeitraum gemietet werden. Die Mietoption kann preiswerter sein als der Kauf eines Projektmanagement Tools, besonders wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die Software wirklich zum Unternehmen passt. Viele der Lösungsanbieter bieten ermäßigte Tarife für Unternehmen an, die sich für einen Jahresplan anstelle eines monatlichen Plans entscheiden. Suchen Sie nach einem Lösungsanbieter, mit dem Sie die Anzahl der Nutzer schnell erhöhen oder reduzieren können und die Software um bestimmte Funktionen erweitern können. Noch wichtiger ist die Suche nach einer Softwarelösung, bei welcher auch eine spätere Kündigung problemlos möglich ist. Viele Softwarelösungen können auch kostenfrei getestet werden. Hierdurch kann man gut einen ersten Überblick über die Softwarelösungen erhalten und somit feststellen, ob die jeweilige Projektmanagement Software überhaupt in Betracht kommt.

6. Cloudbasierte oder lokale Projektmanagement Software?

7. Aktuelle Trends

Im Markt für Projektmanagement Software gab es in den letzten Jahren viele Neuerungen und Innovationen. Insgesamt haben sich viele neue agile Softwareanbieter am Markt positioniert, die Kunden qualitativ hochwertige Softwarelösungen zu fairen Preisen anbieten. Auch aktuell im Jahr 2019 gibt es zahlreiche verschiedene Trends im Bereich Projektmanagement Software. Im Folgenden sind ein paar dieser aktuellen Trends aufgeführt.

• SaaS Lösungen gewinnen zunehmend an Bedeutung. SaaS steht für Software-as-a-Service und ist als Teil des Cloud-Computings zu verstehen. Softwareanbieter stellen ihre Softwareprodukte für ein monatliches Entgelt den Kunden zur Verfügung. Diese können die Software über das Internet nutzen und brauchen sich um Wartungen etc. nicht kümmern. Die Preisgestaltung ist bei diesem Ansatz deutlich variabler, so dass der Kauf einer Projektmanagement Software hierdurch auch für kleine Unternehmen in Betracht kommt.
• Auch das Dauerthema künstliche Intelligenz kann sich in der Zukunft zunehmend auf das Projektmanagement auswirken. Mithilfe von KI können beispielsweise optimale Prozessabläufe berechnet werden und verschiedene Verwaltungsarbeiten automatisch von einer Software durchgeführt werden. Für Mitarbeiter hat dies den Vorteil, dass diese sich auf die Durchführung der relevanten Projektarbeiten konzentrieren können. Auch die zunehmende Datenflut beispielsweise durch die Industrie 4.0 wird einen großen Einfluss auf das Managen von Projekten haben. Zukünftige Softwarelösungen werden Funktionen zur Analyse der Daten haben, wodurch die Effizienz der Projektdurchführung zusätzlich gesteigert werden kann.

8. Mit welchen Kosten ist bei der Anschaffung einer Projektmanagement Softwareanwendung zu rechnen?

Ein Kostenvergleich von PM Softwareprodukten gestaltet sich in der Praxis zumeist als sehr komplex, da sich die Anwendungen bezüglich diverser Aspekte unterscheiden. Grundsätzlich kann die Preisgestaltung in eine Kauf- und Mietoption unterteilt werden.

Bei der Kaufoption erwirbt ein Unternehmen Lizenzen vom Softwarehersteller und kann die Projektmanagement Softwareanwendung anschließend unbegrenzt nutzen. Die Software wird hierbei lokal installiert und das Unternehmen muss sich selbst um Hosting etc. kümmern. Bei günstigen Anwendungen ist mit Einstiegspreisen von ca. 750 Euro zu rechnen. Bei der Mietoption zahlt man eine monatliche oder jährliche Gebühr an den Softwarehersteller. Dieser kümmert sich dann um Hosting, Wartung, Updates und alle weiteren administrativen Tätigkeiten für die Bereitstellung der Software. Günstige PM Softwareprodukte sind bereits ab ca. 10 pro Monat und Nutzer verfügbar.

Zu beachten ist außerdem, dass die Programme häufig in unterschiedlichen Varianten hinsichtlich des Funktionsumfangs angeboten werden. Zumeist gibt es eine günstige Einstiegsversion mit einem „kleinen“ Funktionsumfang, der dann optional durch den Kauf bzw. Miete einer höherwertigen Softwarevariante ausgebaut werden kann.

9. Wie gehe ich bei der Softwaresuche am besten vor?

1. Software-Anforderungen: Ausgangspunkt der Softwaresuche ist die Frage, wonach man überhaupt sucht. Notieren Sie sich folglich alle relevanten Eigenschaften und Funktionen, über die das neue PM Tool verfügen sollte. Sprechen Sie hierfür auch mit allen Mitarbeitern, die später in Berührung mit der Software kommen.

2. Long-List: Zweiter Schritt der Softwaresuche ist es, sich einen ersten Überblick über den Softwaremarkt zu verschaffen. Informieren Sie sich hierbei über die verfügbaren Projektmanagement Softwareprodukte und prüfen Sie, ob diese grundsätzlich mit Ihren Anforderungen übereinstimmen.

3. Top 3 Liste: Als Nächstes wird es Zeit für einen detaillierten Projektmanagement Tool Vergleich. Hierfür sollten Sie die Programme aus der Long-List detailliert analysieren. Greifen Sie hierfür auf alle verfügbaren Informationen wie beispielsweise Produktbeschreibungen, Nutzerbewertungen und Funktionsübersichten zurück. Am Ende sollten Sie eine Liste mit den besten 3 PM Softwarelösungen haben.

4. Test: Abschließend sollten Sie die drei Programme aus Ihrer Top 3 Liste nun noch einem kurzen Praxistest unterziehen. Beantragen Sie bei dem jeweiligen Softwarehersteller einen Demoaccount, um die Produkte praxisnah zu untersuchen.

Wenn Sie wie oben beschrieben vorgehen, haben Sie gute Chancen, die Projektmanagement Software zu finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.