Collaboration Software

1. Was ist eine Collaboration Software?

Eine Collaboration Software stellt für Unternehmen ein digitales Werkzeug dar, welches die Mitarbeiter in den Bereichen Kommunikation, Informationsaustausch und Projektorganisation unterstützt. Mithilfe eines Collaboration Tools kann die interne Zusammenarbeit deutlich vereinfacht werden.

Insbesondere wenn Teammitglieder nicht an einem Ort arbeiten, ist der Einsatz einer Software für die Zusammenarbeit sinnvoll. Die Collaboration Software dient hierbei als zentrale Plattform, über welche sich die Teammitglieder organisieren und austauschen können. Die Programme werden grundsätzlich im Büroalltag zur Organisation der täglichen Arbeit eingesetzt, können jedoch auch bei der Projektarbeit genutzt werden.

2. Welche Funktionen hat ein Collaboration Tool?

Terminplanung – Eine der wesentlichen Funktionen einer Collaboration Software ist die Terminplanung. Hierfür ist in die Anwendung ein Kalender integriert, welcher auf persönlicher sowie auf Team Ebene genutzt werden kann. Dort können beispielsweise Termine für Besprechungen oder Fristen hinterlegt werden.

Dokumentenverwaltung – Damit jedem Mitarbeiter alle relevanten Unterlagen zur Verfügung stehen, können alle Dokumente und Dateien in der Collaboration Software gesichert und verwaltet werden. Hierdurch kann sichergestellt werden, dass jedes Teammitglied immer Zugriff auf die aktuellsten Dateiversionen hat. Manche Anwendungen ermöglichen es außerdem, dass direkt in der Anwendung Dokumente bearbeitet werden. Mitarbeiter können dadurch gemeinsam an einem Dokument arbeiten ohne sich dieses per E-Mail zusenden zu müssen.

Kommunikation – In moderne Anwendungen sind auch häufig Funktionen für die interne Kommunikation integriert. Hierbei kann es sich beispielsweise um eine Chat Funktion handeln. Diese ermöglicht es den Benutzern der Collaboration Software, sich direkt im Programm miteinander auszutauschen. Auch Funktionen für das Abhalten von Videokonferenzen können Teil eines Collaboration Systems sein und damit die Zusammenarbeit vereinfachen.

Aufgabenverwaltung – Ein Collaboration Tool kann außerdem für die Verwaltung und Organisation der Teamaufgaben genutzt werden. In der Software können alle relevanten Aufgaben hinterlegt und den einzelnen Teammitgliedern zugewiesen werden.

3. Welche Vorteile hat eine Collaboration Softwarelösung?

Produktivitätssteigerung: Der zentrale Vorteil einer Collaboration Software ist, dass der Einsatz dazu führt, dass mehrere Personen effektiver zusammenarbeiten können. Durch das Programm können unnötige Arbeitsschritte automatisiert und rationalisiert werden. Da die Anwendung als gemeinsame Plattform zur Organisierung der Teamarbeit genutzt wird, kann beispielsweise die Teamkommunikation direkt über das Programm erfolgen. Unnötige E-Mails können hierdurch verhindert werden.

Flexibilität: Immer mehr Menschen arbeiten nicht mehr direkt im Büro, sondern von zuhause aus. Eine Collaboration Softwarelösung führt dazu, dass sich alle Teammitglieder digital organisieren können. Für eine effektive Zusammenarbeit ist es daher nicht mehr notwendig, dass alle Mitarbeiter am gleichen Ort sind.

Kosteneinsparungen: Durch den Einsatz von Collaboration Programmen ist es möglich, Einsparpotenziale zu realisieren. Da nicht mehr alle Mitarbeiter vor Ort sein müssen, benötigen Firmen beispielsweise auch weniger Bürofläche und können dadurch Mieten einsparen. Auch Reisekosten können eingespart werden.

Mitarbeiterzufriedenheit: Nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die einzelnen Mitarbeiter macht der Einsatz einer Collaboration Softwarelösung Sinn. Über integrierte Self-Service Funktionen haben Mitarbeiter beispielsweise die Möglichkeit, sich selbst bestimmten Aufgaben zuzuteilen und sich allgemein aktiv an der Zusammenarbeit zu beteiligen. Dies wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus.

4. Trends im Markt für Collaboration Software

a. SaaS: Die Abkürzung SaaS steht für Software-as-a-Service. Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um ein Bereitstellungsmodell, bei welchem der Softwarehersteller die eigenen Produkte als eine Art Dienstleistung über das Internet anbietet. Bei diesem Modell kauft ein Kunde das Programm nicht mehr, sondern mietet dieses. Insbesondere im Markt für Collaboration Software erfreuen sich Softwareprodukte, die als Software-as-a-Service angeboten werden, zunehmender Beliebtheit.

b. Weitere Softwarekategorien: Im Softwaremarkt gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Kategorien, die sich hinsichtlich mancher Eigenschaften auch überschneiden können. Insbesondere bei Projektmanagement Softwarelösungen hat der Funktionsumfang in den letzten Jahren vermehrt zugenommen. Immer mehr Features von Collaboration Tools wurden in die Anwendungen integriert. In der Zukunft wird sich die Annäherung zwischen Projektmanagement Software und Collaboration Software wahrscheinlich fortsetzen.