Rechnungsprogramme

Überblick Rechnungsprogramme

Was ist ein Rechnungsprogramm?

Eine Rechnungssoftware ist zusammenfassend eine Softwarelösung mit der Angebote und Rechnungen erstellt werden können. Die Softwareprodukte kommen häufig in kleinen Unternehmen sowie bei Selbstständigen und Freiberuflern zum Einsatz. Das Erstellen der Dokumente per Hand ist mit viel Arbeit verbunden, weshalb ein Rechnungsprogramm ein ideales Werkzeug für den Berufsalltag darstellt. Am Softwaremarkt gibt es zahlreiche unterschiedliche Produkte, die sich hinsichtlich verschiedener Eigenschaften, wie beispielsweise dem Funktionsumfang und der Preisgestaltung, unterscheiden können. Um das bestmöglich passende Produkt zu finden, sollten Sie die verschiedenen Rechnungsprogramme detailliert miteinander vergleichen. Viele Hersteller bieten für die eigenen Softwareanwendungen eine kostenlose Testphase an. Diese können Sie nutzen, um die verschiedenen Programme ganz genau zu testen.

Wie unterscheidet sich eine Rechnungssoftware von einer Buchhaltungssoftware?

Die Unterscheidung zwischen den beiden Softwarekategorien ist nicht klar definiert. In der Praxis werden die beiden Kategorien häufig synonym verwendet. In der Tat ist es so, dass es zwischen Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen zahlreiche Überschneidungen gibt, trotzdem gibt es auch Unterschiede.

Eine Buchhaltungssoftware unterstützt den Benutzern bei allen Arbeitsschritten der Buchführung. Hierzu gehört beispielsweise die Belegerfassung sowie die Erstellung einer EÜR oder Bilanz. Der Fokus eines Buchhaltungsprogramms liegt hingegen insbesondere auf der Angebots- und Rechnungserstellung und deckt damit nur einen Teil der gesamten Buchhaltung ab. Rechnungsprogramme weisen daher einen geringeren Funktionsumfang als Buchhaltungsprogramme auf.

Welche Funktionen hat ein Rechnungsprogramm?

Rechnungserstellung – Wenn Sie Rechnungen bisher manuell per Hand erstellt haben, wissen Sie, mit wieviel Aufwand dies verbunden sein kann. Die einzelnen Leistungen müssen aufgelistet, die Kontaktdaten eingefügt werden und so weiter. Schnell kann es auch passieren, dass das Format durcheinander kommt und die Rechnung komplett neu erstellt werden muss. Mit einer Rechnungssoftware lässt sich der Prozess der Rechnungserstellung hingegen weitestgehend vereinfachen und automatisieren.

Templates – Bei Softwareprodukten zur Rechnungserstellung ist es häufig möglich, auf Templates zurückzugreifen. Hierbei handelt es sich um professionelle Rechnungsvorlagen, die vom Benutzer als Vorlage zur Erstellung einer Rechnung genutzt werden können. Der Benutzer kann die Vorlage individualisieren und beispielsweise das eigene Logo hinzufügen.

Kundenverwaltung – Darüber hinaus lässt sich mithilfe des Rechnungsprogramms der Kundenstamm verwalten. Alle Informationen zu den bisherigen Kunden können in der Software hinterlegt und abgespeichert werden.

Steuerliche Aspekte - Rechnungsprogramme bieten Nutzern außerdem die Möglichkeit, steuerliche Aspekte im Zusammenhang mit der Rechnungserstellung zu automatisieren. So lässt sich beispielsweise die Mehrwertsteuer automatisch berechnen und in die Rechnungen aufnehmen.

Verknüpfung Buchhaltungssoftware - Bei manchen Unternehmen ist es sinnvoll, ein Rechnungsprogramm und eine Buchhaltungssoftware parallel zu nutzen. In diesen Fällen kann die Rechnungssoftware mit der Buchhaltungssoftware über Schnittstellen verknüpft werden. So wird ein automatisierter Datenaustausch ermöglicht.

Wiederkehrende Rechnungen - Je nach Geschäftsmodell gibt es Unterschiede bei der Fakturierung. Wenn ein Unternehmen beispielsweise wiederkehrende Dienstleistungen anbietet, können auch die gleichen Rechnungen mit entsprechenden Anpassungen genutzt werden.

Angebotserstellung – Nicht nur Rechnungen, sondern auch Angebote lassen sich mithilfe einer Rechnungssoftware erstellen. Im Berufsalltag kann es passieren, dass man in kurzer Zeit viele Angebote erstellen muss, weshalb das Nutzen einer Softwarelösung besonders hilfreich ist. Die Angebote lassen sich mit wenigen Klicks erstellen, so dass auch eine große Anzahl an Angeboten in kurzer Zeit erstellt werden kann.

Mahnwesen – Viele Rechnungsprogramme haben zusätzlich auch eine Funktion für das Mahnwesen integriert. Hierbei unterstützt die Software dabei, die offenen Posten zu verwalten und ggf. Mahnungen zu erstellen und diese an die entsprechenden Kunden zu verschicken.

DATEV Schnittstelle - Viele Softwarelösungen verfügen auch über eine DATEV Schnittstelle. Diese ermöglicht einen automatisierten Datenaustausch. Hierdurch lässt sich viel Zeit sparen und manuelle Fehler können vermieden werden.

Kosten einer Software zur Rechnungserstellung?

Je nach Anbieter können sich die Kosten für ein Rechnungsprogramm stark unterscheiden. Allgemein ist bei der Preisbestimmung zwischen der Miet- und Kaufoption zu unterscheiden.

• Kauf: Beim Kauf einer Rechnungssoftware zahlt der Benutzer einen einmaligen Betrag an den Softwarehersteller. Anders als bei der Mietoption wird also kein Abo abgeschlossen. Anschließend kann der Benutzer das Programm downloaden und auf dem eigenen Rechner installieren. Zur Nutzung wird also kein Internet benötigt und das Programm kann offline genutzt werden. Unternehmen können mit einem niedrigen dreistelligen Kaufpreis rechnen.
• Miete: Bei der Mietoption schließt ein Betrieb ein Abo für eine Rechnungssoftware ab und zahlt hierfür ein monatliches Entgelt. Ein Großteil der Softwarehersteller bietet für die eigenen Produkte ein Mietmodell an. Die Preise starten bereits bei ca. 4 Euro pro Monat.

Cloud vs. On-Premises

Entscheidet sich ein Betrieb für die Anschaffung eines neuen Rechnungsprogramms, ist das Bereitstellungsmodell der Software eines der wichtigsten Auswahlkriterien. Diesbezüglich ist zwischen cloudbasierten und lokalen (On-Premises) Lösungen zu unterscheiden. On-Premises ist das klassische Bereitstellungsmodell. Der Anteil an Cloud bzw. Software-as-a-Service Lösungen hat erst in den letzten Jahren durch die Entwicklungen im Bereich Cloud Computing zugenommen. Mittlerweile werden bereits ein Großteil der Anwendungen zur Angebots- und Rechnungserstellung als Cloud Lösung angeboten. Um die beiden Modelle miteinander vergleichen zu können, sind die wesentlichen Eigenschaften cloudbasierter und lokaler Rechnungsprogramme in der folgenden Tabelle aufgeführt.

Kann man Rechnungen selbst erstellen?

Grundsätzlich können Unternehmen und Selbstständige Rechnungen selbst erstellen. Hierbei sind jedoch ein Aspekte zu beachten. Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben beinhalten. Hierzu gehören u.a.

• Angaben zum leistenden Unternehmen und Empfänger
• Steuernummer / Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Laufende Rechnungsnummer
• Leistungszeitraum
• Rechnungsbeträge / Netto / Mehrwertsteuer / Bruttobetrag
• Art und Menge des Produkts bzw. Dienstleistung

Mit einem Rechnungsprogramm können die gesetzlichen Vorgaben leicht eingehalten werden, da auf vordefinierte Layouts zurückgegriffen werden kann, die lediglich noch anzupassen sind. Die Rechnungen werden in der Software auch automatisch fortlaufend nummeriert.

Welche Vorteile bringt der Kauf eines Rechnungsprogramms mit sich?

• Effizienzsteigerung: Durch die Einführung eines modernen Rechnungsprogramms können viele Unternehmensprozesse in der Verwaltung automatisiert werden. Hierdurch kann die Produktivität insgesamt gesteigert werden. Durch das Wegfallen von manuellen Arbeitsschritten sinkt auch die Fehleranfälligkeit.
• Weniger Papierkram: Das zukünftige Büro ist digital und papierlos – Dieser Satz gilt auch für die Rechnungserstellung und -verwaltung. Mithilfe eines Rechnungsprogramms lassen sich alle Rechnungen digital erstellen und absichern. Hierdurch fällt weniger Papierkram an.
• Höhere Liquidität: Im Alltag kann man schnell den Überblick über die noch ausstehenden Rechnungen verlieren. Kurzfristig kann dies zu Liquiditätsschwierigkeiten in einem Unternehmen führen. Abhilfe schaffen Funktionen für das Mahnwesen. Hierdurch lässt sich leicht der Überblick über alle offenen Posten behalten. Die meisten Rechnungssoftwareprodukte beinhalten ein Feature für das Mahnwesen.

Welche Art von Rechnungssoftware benötigen Sie?

Bevor Sie die verschiedenen Rechnungsprogramme miteinander vergleichen, sollten Sie zunächst analysieren, welche Art von Software Sie überhaupt benötigen. Der Softwaremarkt für Rechnungsprogramme ist sehr vielfältig und kann in verschiedene Unterkategorien unterteilt werden. Im Folgenden sind die wesentlichen Typen aufgelistet.

• Spezialsoftware: Hierbei handelt es sich um spezialisierte Rechnungsprogramme, die ausschließlich Funktionen für die Rechnungserstellung und -verwaltung beinhalten. Der Fokus der Anwendungen liegt also nur auf diesen Aufgabenbereichen. Für andere Unternehmensprozesse werden dann zusätzliche Softwareprogramme herangezogen.
• All-in-One Software: Dies sind Softwareprodukte, die die gesamte Buchhaltung abdecken. Die Rechnungserstellung ist in diesem Fall nur ein Teil des gesamten Leistungsspektrums. Häufig werden Rechnungsprogramme modular angeboten, so dass man sich den finalen Funktionsumfang schlussendlich selbst zusammenstellen kann.
• Individuelle Programme: Wenn Sie besondere Ansprüche an ein Rechnungsprogramm haben, bietet es sich an, eine Rechnungssoftware individuell programmieren zu lassen. Alternativ gibt es auch Anwendungen, die man zu Teilen anpassen kann. Diese Anpassungen sind jedoch in der Regel nur eingeschränkt möglich.

Wie vergleiche ich Rechnungsprogramme?

• 1. Anforderungen festlegen: Ausgangspunkt des Softwarevergleichs ist die Frage, welche Anforderungen Sie an das Rechnungsprogramm haben. Diese Anforderungen stellen die Basis für den weiteren Vergleich dar.
• 2. Marktüberblick: Nun wird es Zeit, sich einen ersten Überblick über die am Markt verfügbaren Rechnungsprogramme zu verschaffen. Diese sind abzugleichen mit den zuvor definierten Software-Anforderungen. So lassen sich bereits vorab Softwareprogramme aussortieren. Am Ende sollten Sie eine List mit ca. 5-10 Rechnungsprogrammen haben, die grundsätzlich für Sie in Frage kommen.
• 3. Top 3 Liste: Die im Schritt zuvor ermittelten Softwareprodukte sind nun nochmals im Detail zu prüfen. Nutzen Sie hierfür Bewertungen, Erfahrungsberichte und alle weiteren verfügbaren Informationen. Ziel sollte es sein, am Ende eine Liste mit den drei besten Rechnungssoftwarelösungen zu haben.
• 4. Softwaretest: Um den Softwarevergleich abzuschließen, sind die drei Rechnungsprogramme aus der Top 3 Liste zu testen. Beantragen Sie hierfür beim jeweiligen Softwarehersteller einen Demoaccount. So haben Sie die Möglichkeit, zu testen, wie sich die Software im Alltag verhält.

Wenn Sie wie oben beschrieben vorgehen, haben Sie gute Chancen, das am besten zu Ihrem Unternehmen passende Rechnungsprogramm zu finden.

Was sollte man beim Kauf eines Rechnungsprogramms berücksichtigen?

Mobile Verfügbarkeit: Wenn man viel unterwegs ist, spielt die mobile Verfügbarkeit eine wichtige Rolle. Es ist daher zu prüfen, inwieweit die Software einen mobilen Zugriff ermöglicht. Bei vielen Programme gibt es mittlerweile Apps, die zusätzlich zur eigentlichen Software angeboten werden. Mit diesen Apps kann man auch von unterwegs Rechnungen erstellen und an Kunden verschicken.

Integration: Dieser Punkt ist relevant für Unternehmen, die mehrere Softwareprogramme im Einsatz haben. Nutzt Ihr Unternehmen mehr als eine Software, kann es ggf. interessant sein, diese Anwendungen mit der neuen Rechnungssoftware zu verknüpfen. Eine solche Verknüpfung ermöglicht es, über Schnittstellen Daten automatisiert auszutauschen. So können Daten aus dem Rechnungsprogramm beispielsweise in eine Buchhaltungssoftware übertragen werden.

Welche Trends gibt es in 2024 im Softwaremarkt für Rechnungsprogramme?

Software-as-a-Service – Eine Rechnungssoftware, die vom Anbieter als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten wird, kann vom Benutzer online genutzt werden. Bei einem solchen online Rechnungsprogramm übernimmt der Softwarehersteller das Hosting der Software und stellt den Kunden diese über das Internet zur Verfügung. Insbesondere im Markt für Rechnungsprogramme ist der Anteil solcher Cloud Lösungen besonders groß.

KI-Unterstützung – Auch im Bereich der Fakturierung wird das Thema KI in der Zukunft eine immer größere Rolle spielen. Mithilfe von Algorithmen lassen sich verschiedene Prozesse der Rechnungserstellung automatisieren. Hierdurch können Kosten eingespart und Fehler minimiert werden.

Verwandte Softwarekategorien

Buchhaltungsprogramme: Der Funktionsumfang einer Buchhaltungssoftware ist nochmal größer als der eines Rechnungsprogrammes. Softwareprodukte aus der Kategorie Buchhaltungssoftware bieten u.a. auch Funktionen für die Belegerfassung und Erstellung von Jahresabschlüssen.

Lohnabrechnung Software: In der Finanzabteilung eines Unternehmens werden häufig auch Softwarelösungen aus Kategorie Lohnabrechnung eingesetzt, wenn das Unternehmen selbst die Gehalts- und Lohnabrechnungen erstellen möchte und dies nicht einem Steuerberater oder externen Dienstleister überlassen möchte.

Controlling Software: Softwareanwendungen aus der Kategorie Reporting Software kommen im Bereich internen Rechnungswesen zum Einsatz. Hiermit lässt sich die finanzielle Situation eines Unternehmens überwachen.

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