Buchhaltungssoftware

Überblick Buchhaltungssoftware

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine Buchhaltungssoftware?
2. Auslagern oder selbst machen?
3. Funktionen einer Buchhaltungssoftware
4. Cloud oder On-Premises?
5. Wie viel kostet eine Buchhaltungssoftware?
6. Vorteile eines Buchhaltungstools
7. Aktuelle Trends im Softwaremarkt für Buchhaltungsprogramme
8. Was ist beim Kauf einer Buchhaltungssoftware zu beachten?
9. Wie gehe ich bei der Softwaresuche am besten vor?
10. Welche Firmen nutzen Buchhaltungsprogramme?
11. Welche Fragen sollte man Softwareherstellern von Buchhaltungsprogrammen stellen?
12. Verwandte Softwarekategorien

1. Was ist eine Buchhaltungssoftware?

Für viele Unternehmen stellt die Buchführung ein lästiges Übel dar, jedoch führt hieran kein Weg vorbei. Eine Softwarelösung kann jedoch bei der Buchführung unterstützen. Eine Buchhaltungssoftware ist zusammenfassend ein Programm, welches Unternehmen bei allen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Buchführung unterstützt. Durch den Einsatz einer Softwarelösung können Unternehmen viel Zeit sparen. Viele Arbeitsschritte können durch den Einsatz einer Buchhaltungssoftware automatisiert werden und müssen damit nicht mehr manuell durchgeführt werden. Auch das Risiko für Fehler in der Buchhaltung kann hierdurch minimiert werden.

2. Auslagern oder selbst machen?

Grundsätzlich stehen Unternehmen zwei Optionen bezüglich der Buchhaltung zur Verfügung. Zum einen können Unternehmen die Buchführung selbst durchführen, zum anderen kann die Buchführung auch an einen Dritten ausgelagert werden. In der Regel übernimmt in diesem Fall der Steuerberater die Buchführung. Problematisch hierbei ist jedoch, dass das Outsourcing der Buchhaltung mit erheblichen Kosten einhergehen kann. Für ein Unternehmen kann es somit finanziell deutlich attraktiver sein, die Buchführung selbst in die Hand zu nehmen. In diesen Fällen würde sich dann die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware lohnen, welche die Buchführung deutlich einfacher gestaltet. Moderne Softwareprogramme sind heutzutage sehr intuitiv aufgebaut, so dass nur wenig Einarbeitungszeit benötigt wird. Auch preislich stellen Buchführungsprogramme heutzutage keine wesentliche finanzielle Belastung dar. So gibt es eine Reihe an professionellen Softwarelösungen, die kostengünstig erhältlich sind. Insgesamt ist es für ein Unternehmen somit deutlich günstiger die Buchführung selbst mithilfe einer Buchhaltungssoftware durchzuführen als die Buchhaltung auszulagern.

3. Welche Funktionen hat eine Buchhaltungssoftware?

Der Funktionsumfang einer Softwarelösung kann sich je nach Softwareanbieter stark unterscheiden. Um die Softwareauswahl jedoch zu vereinfachen, sind im Folgenden ein paar der wesentlichen Funktionen aufgeführt, die in den meisten Buchhaltungsprogrammen vorhanden sind. Dieser Überblick kann ggf. bei der Bewertung der verschiedenen Softwarelösungen nützlich sein.

Belegerfassung
Eines der wesentlichen Features einer Buchhaltungssoftware ist die Belegerfassung. Hiermit können Benutzer der Anwendung Rechnungen und Belege in der Software erfassen und die entsprechenden Buchungen vornehmen. Bei manchen Softwareprodukten ist bereits eine automatisierte Belegerfassung möglich. Hierbei kann eine Rechnung eingescannt werden und von der Software werden automatisiert Buchungsvorschläge ermittelt, die vom Benutzer bestätigt werden können.

Offene Posten
Offene Posten stellen die Verbindlichkeiten und Forderungen dar, die bisher noch nicht ausgeglichen wurden. Eine professionelle Buchhaltungssoftware sollte es dem Nutzer ermöglichen, schnell einen Überblick über alle Posten zu erhalten. Insbesondere im Hinblick auf die Liquidität eines Unternehmens ist es vorteilhaft, den Status der offenen Posten stetig zu kontrollieren.

Online-Banking
Viele Softwarelösungen verfügen über die Möglichkeit, Online-Banking in die Software zu integrieren. Dadurch können Überweisungen direkt in der Software durchgeführt werden. Hierdurch lässt sich viel Zeit sparen und unnötige Arbeitsschritte können vermieden werden.

Rechnungserstellung
Das Erstellen und Verwalten von Angeboten und Rechnungen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Softwarelösungen für die Buchhaltung verfügen über Funktionen, welche die Angebots- und Rechnungserstellung stark vereinfachen. Über einen integrierten Editor lassen sich professionelle Dokumente mit wenigen Klicks erstellen.

GoBD-konform
GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Zusammenfassend handelt es sich hierbei um die Anforderungen des Finanzamts an eine ordnungsgemäße Buchführung. Bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware sollten Sie deshalb darauf achten, dass das jeweilige Programm den GoBD gerecht wird. Dafür gibt es ein GoBD-Testat, welches offiziell bescheinigt, dass die Software den Anforderungen entspricht. Die Softwareanbieter weisen ein solches Testat in der Regel auf der eigenen Webseite aus.

Art der Buchführung
Bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware ist es entscheidend, zu welcher Art der Buchführung ein Unternehmen verpflichtet ist. Kleine Unternehmen können die Buchführungspflicht mit dem Erstellen einer Einnahmenüberschussrechnung erfüllen, wohingegen größere Unternehmen zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sind. Die meisten Softwareprogramme decken beide Bereiche ab, trotzdem sollte dieser Aspekt vor dem Kauf kurz geprüft werden.

Schnittstellen
Mithilfe einer Schnittstelle können Daten mit einem Klick in andere Programme übertragen werden. Bei einem Buchhaltungsprogramm sollten Sie darauf achten, dass eine ELSTER und eine DATEV Schnittstelle vorliegt. Dadurch lassen sich Daten schnell ans Finanzamt sowie den eigenen Steuerberater übermitteln.

Reporting
Ein weiteres wichtiges Feature ist das Reporting. Ein professionelles Reporting ermöglicht es, detaillierte Analysen eines Unternehmens zu erstellen. Mithilfe einer Buchhaltungssoftware werden die Unternehmensdaten analysiert und visuell zu Reports aufbereitet. Diese können anschließend als Grundlage zur Entscheidungsfindung genutzt werden.

Bilanz / EÜR
Je nach Größe und weiterer Charakteristika kann es sein, dass ein Unternehmen eine Bilanz oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen muss. Bei Kapitalgesellschaften ist ein Jahresabschluss inkl. Bilanz zu erstellen, bei Freiberuflern und Selbstständigen reicht häufig auch eine EÜR aus. Buchhaltungsprogramme bieten auch hierfür entsprechende Features. Aufbauend auf den gebuchten Unternehmensdaten lässt sich eine Bilanz bzw. EÜR erstellen.

Moderne Buchhaltungsprogramme verfügen darüber hinaus noch über zahlreiche weitere Funktionen. Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen ist individuell festzustellen, welche Buchhaltungssoftware die passende Lösung für ein Unternehmen darstellt.

4. Cloud oder On-Premises?

Der Trend des Cloud-Computings wirkt sich mittlerweile auch stark auf Buchhaltungsprogramme aus. Beim klassischen On-Premises Ansatz wurde eine Lizenz für eine Software erworben und konnte anschließend auf dem eigenen Rechner oder Unternehmensnetzwerk genutzt werden. Mittlerweile bieten jedoch viele Softwarehersteller die eigenen Softwareprodukte als Cloud Lösung an. Man spricht hier auch oft von "Software-as-a-Service" (SaaS). Hierbei wird das Buchhaltungstool den Nutzern für ein monatliches Entgelt über das Internet zur Verfügung gestellt. Mithilfe eines Webbrowsers kann dann die Nutzung der Software erfolgen. Das Hosting der Software wird hierbei vom Softwarehersteller übernommen. Manche Unternehmen fürchten bei einer Cloud Lösung einen Kontrollverlust über die eigenen Daten, jedoch gehen mit einer Cloud Lösung viele Vorteile einher. So haben Mitarbeiter beispielsweise die Möglichkeit, jederzeit orts- und geräteunabhängig auf die Software zuzugreifen. Auch eine eigene IT-Infrastruktur wird beim SaaS-Ansatz nicht benötigt. Jedes Unternehmen muss selbst festlegen, welche der beiden Varianten den eigenen Anforderungen besser gerecht wird. Damit Sie die beiden Bereitstellungsmethoden besser miteinander vergleichen können, werden die wesentlichen Eigenschaften beider Modelle in der folgenden Tabelle gegenübergestellt.

5. Wie viel kostet eine Buchhaltungssoftware?

Beim Vergleichen von Buchhaltungsprogrammen spielt der Preis selbstverständlich eine wesentliche Rolle. Bei Softwarelösungen ist ein Preisvergleich allgemein häufig nicht ganz so einfach, da die Softwareprodukte in verschiedenen Versionen verfügbar sind. Man spricht in diesem Fall auch häufig von einem modularen Software-Aufbau. Hierbei setzt sich ein Buchhaltungsprogramm aus verschiedenen Modulen zusammen, die individuell miteinander kombiniert werden können.

Die Preise von Buchhaltungsprogrammen können sich je nach Anbieter stark unterscheiden. Grundsätzlich ist zwischen der Miet- und Kaufoption zu unterscheiden. Buchhaltungsprogramme, die als Software-as-a-Service angeboten werden, können vom Benutzer gemietet werden. Wohingegen lokale On-Premises Programme gekauft oder bei manchen Anbietern auch gemietet werden können.

Entscheidet sich eine Firma für den Kauf einer neuen Buchhaltungssoftware kann mit Kosten ab ca. 150 Euro gerechnet werden. Potenzielle Zusatzkosten, beispielsweise für zukünftige Updates oder Wartungsverträge, sind bei der Bestimmung der Gesamtkosten zu berücksichtigen.

Die Mietoption ist in den letzten Jahren immer beliebter geworden und immer mehr Firmen greifen auf dieses Modell zurück. Die Preise sind bei den meisten Produkten sehr flexibel gestaltet und orientieren sich beispielsweise am Funktionsumfang oder der Nutzeranzahl. Einfache Buchführungsprogramme sind bereits ab ca. 4-5 Euro pro Monat verfügbar.

6. Vorteile eines Buchhaltungstools

Der wesentliche Vorteil eines Buchführungsprogramms ist, dass die Verantwortlichen bei allen Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit der Buchhaltung stehen, entlastet werden. Durch die vielen nützlichen Features lassen sich die Buchhaltungsprozesse vereinfachen und ggf. sogar automatisieren. Hierdurch muss deutlich weniger Zeit für die Buchhaltung aufgewandt werden.

Allgemein hilft eine professionelle Softwarelösung auch dabei, dass die Verantwortlichen jederzeit den Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens behalten. In der Buchhaltungssoftware können alle Finanzdaten zusammengeführt werden. Hierdurch kann beispielsweise die Liquiditätslage eines Betriebs stetig überwacht werden. Finanziellen Problemen kann hierdurch frühzeitig entgegengewirkt werden.

Insgesamt stellt der Kauf einer Buchführungssoftware für Unternehmen jeder Größe, Freiberufler und Selbstständige immer eine wirtschaftlich sinnvolle Investition dar. Insbesondere aufgrund des großen Angebots an günstigen Softwareprodukten überwiegen die Vorteile die Kosten eindeutig.

7. Aktuelle Trends im Softwaremarkt für Buchhaltungsprogramme

Online Buchhaltungsprogramme – Wie bereits oben beschrieben wurde, wirken sich die technologischen Möglichkeiten des Cloud Computings bereits jetzt auf den Softwaremarkt für Buchhaltungsprogramme aus. Das Angebot an Buchhaltungsprogrammen, die als Software-as-a-Service angeboten werden, wird in den nächsten Jahren wahrscheinlich weiter stark zunehmen. Für Kunden und Softwarehersteller bietet das Prinzip „Software aus der Cloud“ viele Vorteile. Beispielsweise sind die Mitarbeiter bei einem Buchhaltungsprogramm aus der Cloud orts- und geräteunabhängig. So stellt u.a. die Arbeit aus dem Homeoffice kein Problem dar.

Automatisierungen – Bisher spielte Künstliche Intelligenz im Bereich Buchhaltung noch keine wesentliche Rolle. Mittlerweile gibt es jedoch bereits Softwareprodukte, die zumindest über einfache KI Features verfügen. Künstliche Intelligenz macht es möglich, dass viele Prozesse der Buchhaltung automatisiert werden können. Das menschliche Handeln rückt dadurch immer mehr in den Hintergrund. In den kommenden Jahren ist davon auszugehen, dass die Bedeutung von Künstlicher Intelligenz im Bereich Buchführung weiter steigt.

Apps – Auch die Anzahl an Apps, die in Kombination mit Buchhaltungsprogrammen angeboten werden, wird voraussichtlich weiter zunehmen. Apps bieten die Möglichkeiten, flexibel per Smartphone oder Tablet Belege zu erfassen oder die Buchhaltung von unterwegs zu erledigen.

Reportingfunktionen – Softwarehersteller erweitern den klassischen Funktionsumfang der Buchhaltungsprogramme immer weiter. Eine der naheliegendsten Erweiterungen stellen hierbei Features im Bereich Reporting dar. Diese ermöglichen es, die in der Buchhaltungssoftware vorhandene Datenbasis direkt zu analysieren. Damit lassen sich beispielsweise neue Einblicke in die finanzielle Situation eines Unternehmens generieren.

8. Was ist beim Kauf einer Buchhaltungssoftware zu beachten?

a. Integration: Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist es unvermeidlich, dass in der Firma mehrere Softwareprodukte parallel zur Anwendung kommen. Damit diese effizient genutzt werden können, ist es entscheidend, dass zwischen den Programmen ein Datenaustausch möglich wird. In der Praxis wird dies über Schnittstellen ermöglicht. Hierdurch lassen sich Softwareprodukte von verschiedenen Herstellern miteinander "verbinden". Hierdurch können beispielsweise Daten aus einer CRM Software direkt in einer Buchhaltungssoftware erfasst werden.

b. Sicherheit: In der Buchhaltungssoftware sind diverse äußerst sensible Unternehmensdaten gesichert. Es ist daher entscheidend, dass die Software gut vor Hackerangriffen etc. geschützt ist. Sie sollten Sich vor dem Kauf intensiv mit den Sicherheitsstandards des Softwareherstellers auseinandersetzen.

9. Wie gehe ich bei der Softwaresuche am besten vor?

1. Festlegung der Anforderungen: Am Anfang des Softwarevergleichs steht die Frage, über welche Funktionen die Buchhaltungssoftware verfügen sollte. Notieren Sie sich die Anforderungen in einer Liste. Diese stellt die Basis für die folgenden Schritte der Softwaresuche dar.

2. Long-List: Nun wird es dafür Zeit, sich einen Überblick für die Softwareprodukte zur Buchhaltung zu machen. Nutzen Sie hierfür Bewertungen, Produktbeschreibungen und alle weiteren verfügbaren Informationen. Buchhaltungsprogramme, die nicht über die unter Punkt 1 aufgeführten Funktionen verfügen, können Sie direkt ausschließen.

3. Short-List: Im nächsten Schritt sollten Sie nun einen detaillierten Softwarevergleich durchführen. Stellen Sie Buchhaltungsprogramme aus der Long-List gegenüber und prüfen Sie, welche am ehesten Ihren Anforderungen entspricht. Ziel sollte es sein, am Ende eine Liste mit den Top 3 Softwareprodukten zu haben.

4. Praxistest: Für die Softwareprodukte aus der Top 3 Liste beantragen Sie nun einen Probeaccount bei dem jeweiligen Softwarehersteller. Damit können Sie Buchhaltungsprogramme kostenlos für ca. 14 bis 30 Tage ausprobieren und testen.

Wenn Sie wie oben beschrieben vorgehen, stehen Ihre Chancen gut, dass Sie Buchhaltungssoftware finden, die am ehesten Ihren Anforderungen entspricht.

10. Welche Firmen nutzen Buchhaltungsprogramme?

• Kleine Unternehmen: Kleinere Gesellschaften benötigen keine umfangreichen Softwarelösungen. Unternehmen dieser Größe sind an schlanken und leicht bedienbaren Buchhaltungsprogrammen interessiert. Die Softwareprodukte beinhalten die wesentlichen Funktionen für die vorbereitende Buchhaltung und ggf. noch Features für die Aufstellung einer Bilanz bzw. EÜR. Eine Liste mit Buchhaltungssoftwarelösungen für kleine Unternehmen ist hier einsehbar.
• Mittelgroße & Große Gesellschaften: Diese Unternehmen haben bereits höhere Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware. Der Funktionsumfang geht über eine reine Buchhaltung hinaus und beinhaltet noch Funktionen für das Reporting, Jahresabschlusserstellung und ggf. weitere internationale Aspekte (Währungsumrechnungen etc.).
• Vereine & Gemeinnützige Organisationen: Auch Vereine kommen am Thema Buchhaltung nicht vorbei. Buchhaltungsprogramme für Vereine können sich jedoch stark von „normalen“ Buchhaltungsprogrammen unterscheiden, da beispielsweise ein spezieller Kontenrahmen genutzt wird. Eine Liste mit Buchhaltungssoftwareprodukten für Vereine ist hier einsehbar.

11. Welche Fragen sollte man Softwareherstellern von Buchhaltungsprogrammen stellen?

a) Ist eine Integration mit anderen Softwareprodukten möglich? Oftmals kommen in Unternehmen zusätzlich zur Buchhaltungssoftware noch weitere Softwarelösungen zum Einsatz. Hier kann ein Datenaustausch sinnvoll sein, der über Schnittstellen automatisch abgewickelt werden kann.

b) Ist eine Anpassung möglich? Beim Erwerb eines Buchhaltungsprogramms handelt es sich in der Regel um standardisierte Softwareprodukte. Trotzdem können diese häufig zumindest teilweise gemäß den individuellen Bedürfnissen angepasst werden.

c) Ist die Benutzeranzahl begrenzt? Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Nutzer Zugriff auf das Buchhaltungsprogramm haben müssen, ist zu klären, ob hier ggf. Begrenzungen vorliegen.

12. Verwandte Softwarekategorien

Rechnungsprogramme: Diese Softwarekategorie weist viele Überschneidungen mit der Kategorie Buchhaltungssoftware auf. Bei Rechnungsprogrammen liegt der Fokus jedoch auf der Erstellung von Rechnungen und Angeboten. Der Funktionsumfang von einer Buchhaltungssoftware ist nochmal größer. Rechnungsprogramme können als eine Art kleine Buchhaltungssoftware verstanden werden.

BI Software: Bei Softwareprodukten aus der Kategorie Business Intelligence (BI) liegt der Fokus auf der Analyse von Daten. Mit den Programmen lassen sich große Datenbestände analysieren und für Auswertungen aufbereiten. Hierdurch lassen sich beispielsweise Muster und Trends erkennen. BI Tools stellen eine nützliche Erweiterung zu Buchhaltungsprogrammen dar.

Lohnabrechnung Software: Zusätzlich zu einer Buchhaltungssoftware setzen viele Unternehmen auch eine Software für die Lohnabrechnung ein. Bei diesen Programmen liegt der Fokus ausschließlich auf der Erstellung der Gehalts- und Lohnabrechnungen. Normale Buchhaltungsprogramme verfügen zumeist nicht über diese Funktion.

Wollen Sie sich über Buchhaltungsprogramme für Handwerker informieren? Hier gibt es weitere Informationen zu Buchhaltungssoftware für Handwerksunternehmen.

Wollen Sie sich über Buchhaltungsprogramme für Freiberufler informieren? Hier gibt es weitere Informationen zu Buchhaltungssoftware für Freiberufler.

Wollen Sie wissen wie viel eine Buchhaltungssoftware kostet? Vergleichen Sie die Preise mit unserem Kostenvergleich für Buchhaltungsprogramme.

Brauchen Sie ein Buchhaltungsprogramm für Ihren Mac? Hier gibt es weitere Informationen zum Thema Mac Buchhaltungssoftware.

Brauchen Sie ein Buchhaltungsprogramm für eine GmbH oder UG? Hier gibt es weitere Informationen zum Thema Buchhaltungsprogramme für GmbH und UG.

Brauchen Sie eine Buchhaltungssoftware für eine GbR? Hier gibt es weitere Informationen zum Thema Buchhaltungsprogramme für GbR.

Sind Sie Einzelunternehmer und suchen ein neues Buchhaltungsprogramm? Hier gibt es weitere Informationen zum Thema Buchhaltungsprogramme für Einzelunternehmer.

Suchen Sie ein lokal nutzbares Buchhaltungsprogramm? Hier gibt es weitere Informationen zum Thema Offline Buchhaltungssoftware.

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Sind Sie auf der Suche nach Buchhaltungsprogrammen für Kleinunternehmer? Hier können Sie eine Liste mit passenden Programmen einsehen: Übersicht zu Buchhaltungsprogrammen für Kleinunternehmer und Kleingewerbetreibende