Hausverwaltungssoftware

Überblick Hausverwaltungssoftware

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine Immobilienverwaltungssoftware?
2. Wichtige Funktionen
3. Vorteile durch den Einsatz einer Software zur Hausverwaltung
4. Mögliche Zusatzkosten
5. On-Premises oder Cloud
6. Einführung und Installation einer neuen Hausverwaltungssoftware
7. Wie finde ich die richtige Hausverwaltungssoftware?
8. Softwareprodukte für Hausverwaltungen unterschiedlicher Größe
9. Aktuelle Trends für 2024 im Bereich Softwareprodukte für Hausverwaltungen
10. Wie hoch sind die Kosten für ein Hausverwaltungsprogramm?
11. Wie viele Einheiten lassen sich mit einem Hausverwaltungsprogramm verwalten?
12. Immobilien digital verwalten
13. Apps für Hausverwaltungen

Was ist eine Immobilienverwaltungssoftware?

Das Verwalten mehrerer Wohnungen und Häuser kann sich oftmals kompliziert gestalten. Insbesondere das Einsetzen von manuellen Programmen wie Excel oder Word machen das Ganze nicht einfacher. An dieser Stelle unterstützen professionelle Hausverwaltungsprogramme. Sie helfen gezielt dabei die wesentlichen Geschäftsprozesse zu automatisieren. Die gesamte Verwaltung kann hierdurch an einem zentralen Ort gebündelt werden. Im Folgenden sind verschiedene Erläuterungen und Informationen aufgeführt, die Sie beim Vergleichen der oben aufgeführten Hausverwaltungsprogramme unterstützen sollen.

Welche Funktionen hat eine Hausverwaltungssoftware?

Der Funktionsumfang der verschiedenen Softwareprodukte kann sich stark unterscheiden. Im Folgenden sind ein paar der wesentlichen Funktionen aufgeführt. Die meisten Softwareprogramme zur Hausverwaltung beinhalten diese Funktionen. Darüber hinaus gibt es noch eine Reihe an weiteren Funktionen, die von den verschiedenen Softwareherstellern angeboten werden.

Anhand der aufgeführten Funktionen können Sie sich einen ersten Überblick über den generellen Funktionsumfang der Softwareprodukte machen. Dadurch fällt der Vergleich von Hausverwaltungssoftware leichter. Es ist außerdem zu empfehlen, die einzelnen Softwareanwendungen zu testen. Die meisten Hersteller bieten für die eigenen Softwarelösungen eine kostenfreie Testphase an. Hausverwaltungen sollten diese Möglichkeit vor dem Kauf wahrnehmen, um damit selbst die Softwarelösungen im Detail vergleichen zu können.

Vorteile durch den Einsatz einer Software zur Hausverwaltung

Es ist egal, ob Ihr Unternehmen nur wenige Immobilien verwaltet oder sich um ein großes Immobilienportfolio kümmert. Der Einsatz einer passenden Hausverwaltungssoftware ist für kleine Unternehmen sowie große Firmen grundsätzlich sinnvoll und ermöglicht es den Mitarbeitern sich auf die wesentlichen Aspekte im Unternehmen zu konzentrieren.

Automatisierungen: Der entscheidende Vorteil der Digitalisierung einer Hausverwaltung ist, dass sich viele Prozesse automatisiert abwickeln lassen. Die Mitarbeiter können dadurch entlastet werden und sich auf das Kerngeschäft fokussieren. Dies stellt auch ein Mittel dar, um den aktuellen Fachkräftemangel aufzufangen.

Wachstumschancen: Der Einsatz einer professionellen Hausverwaltungssoftware bietet auch die Chance, das eigene Geschäft auszubauen. Durch die Verbesserung der Effizienz bei der Immobilienverwaltung lassen sich mehr Immobilien betreuen.

Finanzielle Übersicht: Durch ein professionelles Hausverwaltungsprogramm können Sie jederzeit auf die Finanzdaten ihres Unternehmens zurückgreifen und behalten damit immer den Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens. Auch die Wirtschaftlichkeit einzelner Immobilien kann analysiert werden.

Zentrales System: Der Funktionsumfang von Softwareprodukten für die Hausverwaltungsbranche hat in den vergangenen Jahren stetig zugenommen. Mittlerweile decken die Anwendungen alle relevanten Unternehmensbereiche ab. Eine Hausverwaltung kann eine Immobilienverwaltungssoftware daher als zentrales Tool für die Unternehmenssteuerung nutzen. Zusätzliche Softwareprodukte werden nicht mehr benötigt.

Mögliche Zusatzkosten

Der Preis der jeweiligen Software zur Hausverwaltung ist oft bereits der Webseite des Anbieters zu entnehmen oder ergibt sich aus einem Angebot, welches man vom Softwareanbieter erhält. Wenn Sie sich einen ersten Eindruck von den Preisen machen wollen, können Sie hierfür unsere Preisübersicht für Immobilienverwaltungssoftware nutzen. Wenn man sich nun für den Kauf einer Software entscheidet, sollte man noch auf ein paar weitere Punkte achten, welche die Gesamtkosten erhöhen können.
Ein Beispiel hierfür sind mögliche Zusatzmodule. Die Basisversion einer Immobilienverwaltungssoftware ist oftmals sehr preiswert, jedoch gibt es meistens weitere Funktionen/Module, die optional hinzugefügt werden können. Diese sind kostenpflichtig, wodurch sich der Gesamtpreis erhöht. Kosten können außerdem dafür entstehen, dass man die Mitarbeiter im Umgang mit der Hausverwaltungssoftware trainiert. Ein weiterer Punkt sind außerdem auch noch mögliche Kosten, die für die Implementierung der Software im eigenen Unternehmen anfallen. Die Kosten für das Training sowie die Implementierung können, aber müssen nicht monetär sein, sondern können sich auch aus dem anfallenden Zeitaufwand ergeben. Insgesamt ist jedoch festzuhalten, dass langfristig die Vorteile einer Software die Kosten wieder reinspielen, wodurch die Investition rein finanziell lohnenswert ist.

On-Premises oder Cloud?

Traditionell hat man früher ein Softwareprodukt gekauft und dieses anschließend auf dem eigenen Rechner installiert. Anschließend konnte man die entsprechende Software dann nutzen. Auch heute spielt dieser Ansatz ("On-Premises") weiterhin eine wichtige Rolle. Bei vielen Softwareanbietern kann man für die jeweilige Software noch klassisch eine Lizenz kaufen und diese dann ohne Internetzugang nutzen. Jedoch hat der Trend des Cloud-Computing nun auch den Markt für Hausverwaltungssoftware erreicht. Viele Anbieter bieten ihre Softwarelösungen zur Hausverwaltung mittlerweile als SaaS bzw. Cloud Lösung an. "SaaS" steht für Software-as-a-Service. Zusammenfassend bedeutet dies, dass man als Kunde eine Software nicht mehr kauft, sondern diese für ein monatliches Entgelt mietet. Die Nutzung der Software erfolgt in diesem Fall auch nicht lokal, sondern über das Internet. Dafür besucht man die Webseite des Herstellers mit einem Webbrowser, loggt sich dort ein und kann anschließend das Programm nutzen. Vorteilhaft an dieser Lösung ist, dass man somit auf die Software von überall und mit jedem Gerät zugreifen kann. Das einzige was man dafür braucht ist ein Internetanschluss. Welche Lösung für ein Unternehmen besser geeignet ist, ist individuell festzustellen. Der SaaS-Ansatz wird zunehmend beliebter, weil er eine Menge Vorteile mit sich bringt. Jedoch machen sich viele Unternehmen noch bezüglich der Datensicherheit Sorgen. Mittlerweile gibt es jedoch viele Sicherheitsstandards, weshalb dieser Aspekt nicht mehr wirklich gegen die Nutzung einer Hausverwaltungssoftware über das Internet spricht. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie auf unserer Übersicht für Cloud Hausverwaltungssoftware.
Im Folgenden ist eine kurze Übersicht dargestellt, die die wesentliche Aspekte der unterschiedlichen Ansätze zusammenfasst.

Hier geht es zur Liste mit SaaS Softwareprodukten für Hausverwaltungen.

Einführung und Installation einer neuen Hausverwaltungssoftware

Wie können die Softwareprodukte in einer Hausverwaltung installiert werden?

Entscheidend hierfür ist, ob es sich um eine Hausverwaltungssoftware aus der Cloud oder eine normale Softwarelösung handelt. Bei einer cloudbasierten Lösung kümmert sich der Hersteller um das Hosting der Software, so dass eine typische Installation bei der Hausverwaltungsgesellschaft nicht vorgenommen wird. Bei einem normalen bzw. On-Premises Hausverwaltungsprogramm wird die Software auf den Servern der Hausverwaltung installiert. Hierum kann sich das Unternehmen entweder selbst kümmern oder ggf. einen externen Dienstleister mit der Einrichtung beauftragen.

Wie lange dauert die Einführung eines neuen Hausverwaltungsprogramms?

Je nach Größe sowie Komplexität der Hausverwaltung sowie der Softwarelösung kann die Zeit hierfür stark variieren. Bei kleinen Softwareprodukten aus der Cloud kann meistens schon am gleichen Tag mit der Nutzung begonnen werden und die ersten Wohneinheiten in das Programm übertragen werden. Bei größeren Hausverwaltungsgesellschaften kann sich dieser Prozess über mehrere Wochen hinziehen. Es bietet sich hierbei eventuell auch an, das alte Programm sowie die neue Software zumindest teilweise parallel zu nutzen, um einen sauberen Übergang zu erreichen.

Wie finde ich die richtige Hausverwaltungssoftware?

Insgesamt setzt sich der Softwaremarkt aus einer Vielzahl an unterschiedlichen Softwareprodukten zusammen, die sich hinsichtlich diverser Aspekte unterscheiden. Auch bei Softwarelösungen für Hausverwaltungen ist dies der Fall. Das richtige Programm zu finden, fällt vielen Hausverwaltern daher schwer. Um die Softwaresuche zu vereinfachen, ist im Folgenden zusammenfassend aufgeführt, wie man die Suche nach der passenden Hausverwaltungssoftware am besten angehen sollte.

1. Software-Anforderungen definieren: Ausgangspunkt der Softwaresuche ist die Definition der Anforderungen an die Hausverwaltungssoftware. Hierbei sollte man alle relevanten Anforderungen in einer Liste notieren. Entscheidend ist auch, dass vermerkt wird, welche Anforderungen entscheidend für die Softwareauswahl sind und unbedingt Bestandteil der Hausverwaltungssoftware sein müssen („Deal-Breaker“).

2. Erster Überblick: Aufbauend auf den oben definieren Anforderungen, sollten Sie sich einen ersten Überblick über die am Markt verfügbaren Softwareprodukte für Hausverwaltungen verschaffen. Führen Sie eine kurze und überschlägige Analyse durch, welche Softwareprodukte überhaupt in Frage kommen und zumindest den entscheidenden Anforderungen genügen. Am Ende sollten Sie eine „Long-List“ mit ca. 7 bis 10 Softwareprodukten haben.

3. Short-List mit Top 3 Hausverwaltungsprogrammen: Beim nächsten Schritt bauen Sie auf der Long-List auf und vergleichen die Softwareprodukte nun nochmals detaillierter. Orientieren Sie sich hierbei an den definierten Anforderungen und analysieren Sie, welche Hausverwaltung Softwarelösungen am ehesten den Anforderungen entsprechen. Als Ergebnis sollten Sie die Anzahl an Softwareprogrammen auf die besten 3 verkürzt haben.

4. Praxis Test: Die meisten Softwarehersteller bieten für die eigenen Programme kostenlose Testphasen an. Dieses Angebot sollten Sie definitiv wahrnehmen. Die Hausverwaltungsprogramme aus Ihrer Top 3 Liste können Sie einem genauen Test unterziehen.

5. Finale Entscheidung: Final können Sie nun die Hausverwaltungssoftware auswählen, die beim Praxis-Test aus Ihrer Sicht die besten Ergebnisse erzielt hat. Durch das strukturierte Vorgehen lässt sich sicherstellen, dass man die Hausverwaltung Softwarelösungen bestmöglich miteinander verglichen hat.

Softwareprodukte für Hausverwaltungen unterschiedlicher Größe

• Kleine Hausverwaltungen: Hausverwaltungen mit einem kleinen Immobilienbestand sind in der Regel auf der Suche nach einer schlichten und einfachen Softwarelösung für die allgemeine Verwaltung. Der Fokus liegt hierbei insbesondere auf den Funktionen für die Immobilien- und Mieterverwaltung.
• Mittelgroße Hausverwaltungen: Mittelgroße Immobilienverwaltungen haben bereits umfangreichere Anforderungen an ein Hausverwaltungsprogramm. Kleine und schlanke Softwareprodukte sind in der Regel nicht mehr ausreichend, sondern die Softwareprodukte müssen u.a. auch Funktionen für die Buchhaltung, Mieterkommunikation und das Instandhaltungsmanagement beinhalten.
• Große Hausverwaltungen: Es gibt diverse Softwareprodukte, die auch für den Einsatz in großen Hausverwaltungen geeignet sind. Hierbei handelt es sich in der Regel um abgewandelte ERP Lösungen, die alle wesentlichen Unternehmensbereiche abdecken.

Insgesamt ist festzuhalten, dass sich die Anforderungen an ein Hausverwaltungsprogramm je nach Unternehmensgröße stark unterscheiden können. Für jede Unternehmensgröße gibt es jedoch viele geeignete Softwareprodukte.

Aktuelle Trends für 2024 im Bereich Softwareprodukte für Hausverwaltungen

Flexibles Arbeiten – Ein entscheidender Trend wird weiterhin sein, dass Programme weiterhin flexibel nutzbar sein müssen. Insbesondere bei Hausverwaltungen ist es wichtig, dass ein mobiler Zugriff auf die Softwareanwendungen stetig gewährleistet wird. Dies gilt gleichermaßen für Mitarbeiter, die vor Ort beim Kunden sind und für Mitarbeiter, die im Büro oder im Homeoffice sind. Apps werden insbesondere für die Arbeit beim Kunden vor Ort eine zunehmende Rolle spielen. Diese lassen sich besonders gut für die Auftragsdokumentation nutzen.

Funktionserweiterungen – In den letzten Jahren war bereits erkennbar, dass die Softwarehersteller den Funktionsumfang von Hausverwaltung Softwarelösungen stetig erweitert haben. Auch für 2024 ist damit zu rechnen, dass die Hersteller diesen Weg weitergehen. Insbesondere Automatisierungen, die beispielsweise für die Kommunikation mit Mietern und Kunden genutzt werden können, werden eine zunehmend wichtige Rolle spielen. Im Fokus werden zusammenfassend Erweiterungen stehen, die es Hausverwaltungen ermöglichen, effizienter und besser zu arbeiten.

Wie hoch sind die Kosten für ein Hausverwaltungsprogramm?

Die Kosten für eine Hausverwaltungssoftware hängen von verschiedenen Faktoren ab, die sich je nach Softwarehersteller unterscheiden können. Grundsätzlich ist zwischen Cloud und On-Premises Programmen zu unterscheiden. Bei einer Cloud Lösung fallen monatlich Kosten an, wohingegen bei einer On-Premises Variante Softwarelizenzen erworben werden.

Mittlerweile wird ein Großteil der Softwareprogramme als Cloud Lösung angeboten. In diesen Fällen wird für die Nutzung eine monatliche Gebühr fällig. Diese kann sich an der Anzahl der zu verwaltenden Einheiten, Benutzeranzahl oder dem Funktionsumfang orientieren. Bei jeder Software ist individuell zu prüfen, welche Variable Einfluss auf die Kosten hat. Grundsätzlich starten die Preise für kleine Hausverwaltungsprogramme bereits ab ein paar Euro pro Monat. Je größer der Funktionsumfang und die Hausverwaltung, desto höher werden auch die Kosten ausfallen. Bei großen Hausverwaltungen können sich die Softwarekosten schnell auf mehrere tausend Euro pro Monat belaufen.

Wie viele Einheiten lassen sich mit einem Hausverwaltungsprogramm verwalten?

Hinsichtlich der Anzahl der zu verwaltenden Einheiten sind Hausverwaltungsprogramme in den meisten Fällen flexibel. Häufig gibt es keine Ober- oder Untergrenzen, sodass die Softwarelösungen von Hausverwaltungen unterschiedlicher Größe genutzt werden können. Darüber hinaus sind viele Hausverwaltung Softwarelösungen modular aufgebaut. Dies bedeutet, dass eine Hausverwaltung den Funktionsumfang des Programms selbst festlegen kann. Größere Hausverwaltungen könnten folglich mehrere Module für die Verwaltung eines großen Immobilienbestandes miteinander kombinieren und kleine Hausverwaltung eine schlankere Softwareversion zusammenstellen.

Immobilien digital verwalten

Die Verwaltung von Immobilien ist mit viel Aufwand und Mühe verbunden. Es fällt viel Papierkram an, Formulare sind auszufüllen und Arbeitsschritte zu dokumentieren. Viele Hausverwaltungen sind daher auf der Suche nach einer Software, die eine digitale Immobilienverwaltung ermöglicht. Hausverwaltungsprogramme stellen hierfür die ideale Lösung dar. Diese ermöglichen es einer Hausverwaltung, die gesamte Immobilienverwaltung digital abzuwickeln und zu dokumentieren. Objektdaten, Mieter und alle weiteren Informationen und Unterlagen können in der Software zentral abgespeichert werden. Dies spart viel Zeit und Ressourcen.

Apps für Hausverwaltungen

Im privaten Gebrauch haben sich Apps schon lange durchgesetzt. Auch in der Geschäftswelt finden die Anwendungen mittlerweile immer mehr Anklang und kommen auch in Hausverwaltungen vermehrt zum Einsatz. Der Begriff „App“ ist die Abkürzung für „Application“. Es handelt sich hierbei zusammenfassend um ein Programm, das auf einem mobilen Gerät, wie beispielsweise Handy oder Tablet, genutzt werden kann. Viele Hersteller von Hausverwaltungsprogrammen bieten nun auch Apps an, die automatisch mit der eigentlichen Software verknüpft sind. Für die Mitarbeiter einer Hausverwaltung hat dies viele Vorteile. So besteht jederzeit die Möglichkeit, auch mobil auf das Programm zuzugreifen. Dadurch kann man beispielsweise auch vor Ort bei einer Immobilie alle relevanten Daten zum Objekt oder Mieter einsehen.