Handwerkersoftware

Überblick Handwerkersoftware

Inhaltsverzeichnis

1. Ein Überblick über Software für Handwerker
2. Brauchen Sie eine Handwerkersoftware?
3. Wie lassen sich verschiedene Softwareprogramme für Handwerker vergleichen?
4. Eine gute Kalkulation ist der Schlüssel zu wirtschaftlichen Aufträgen
5. Eine Software für ein bestimmtes Gewerk finden
6. Handwerkersoftware für unterschiedliche Unternehmensgrößen
7. Welche Vorteile hat der Einsatz eines Handwerkerprogramms?
8. Handwerkersoftware in der Cloud?
9. Preise von Softwareprodukten für Handwerker
10. Handwerkerprogramme offline nutzen
11. Worauf ist bei der Einführung bzw. Installation einer Handwerkersoftware zu achten?
12. Wie gestalte ich die Auswahl einer Handwerkersoftware am besten?
13. Rechnungen & Angebote schreiben
14. Bautagebuch im Handwerksbetrieb
15. Welche Probleme können sich bei der Nutzung eines Handwerkerprogramms ergeben?
16. Handwerkersoftware & Buchhaltung
17. Welche Fragen sollte man den Hersteller einer Handwerkersoftware stellen
18. Aktuelle Trends bei Handwerkerprogrammen

Ein Überblick über Software für Handwerker

Das Handwerk ist eines der wichtigsten Wirtschaftsfaktoren in Deutschland. Eine große Anzahl an kleinen, mittleren und großen Handwerksunternehmen beschäftigen tausende Mitarbeiter und stehen damit stellvertretend für den berühmten deutschen Mittelstand. In den letzten Jahren ist nun auch spürbar der allgemeine Trend der Digitalisierung angekommen. Der Einsatz professioneller Softwareprogramme wird bei immer mehr Unternehmen beliebter. Mittlerweile stellt eine professionelle Handwerkersoftware im Großteil der Betriebe einen festen Bestandteil des Unternehmens dar.

Der wesentliche Grund für die steigende Beliebtheit der Softwareprogramme liegt in den großen Effiziensteigerungen bei der Abwicklung der Unternehmensprozesse. Insbesondere die Verwaltungsarbeiten im Büro können durch den Einsatz eines passenden Programms deutlich schneller durchgeführt werden. Auch gesetzliche Vorschriften wie die GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff) sowie weitere bürokratische Anforderungen führen dazu, dass der Einsatz einer Software in einem Handwerksunternehmen kaum mehr wegzudenken ist.

Was ist eine Handwerkersoftware?

Das Schöne an einer guten Handwerkersoftware ist, dass diese bereits die meisten im Betrieb anfallenden Tätigkeiten abdeckt. Die Softwareprodukte verfügen über zahlreiche verschiedene Funktionen wie z.B. Angebots- und Rechnungserstellung, Kalkulation, Buchhaltung, Kundenverwaltung, Dokumentenverwaltung, Reporting und noch vieles mehr. Es handelt sich hierbei zusammenfassend um das digitale Tool für die Verwaltung eines Handwerksbetriebes. Eine Handwerkersoftware kann deshalb auch als Rückgrat eines Betriebes verstanden werden. Handwerkerprogramme sind in der Regel modular aufgebaut. Dies bedeutet, dass ein Handwerksbetrieb sich den Funktionsumfang der Software selbst zusammenstellen kann. Je nach Anforderungen kann der Softwareumfang damit angepasst werden. Viele Softwarehersteller bieten so umfangreiche Softwareprogramme an, dass ein Handwerksbetrieb häufig keine weiteren Anwendungen benötigt.

Brauchen Sie eine Handwerkersoftware?

Das Führen eines Handwerkbetriebes ist oftmals schwieriger als es auf den ersten Blick scheint. Jeden Tag gibt es neue Aufgaben, die zu erledigten sind. Insbesondere die Verwaltungstätigkeiten können viel Zeit in Anspruch nehmen und nervenaufreiben sein. Ein passendes Softwareprodukt kann Sie bei ihren Aufgaben unterstützen.

Kommen ihnen die folgenden Aussagen bekannt vor?

• Sie verlieren Umsätze und Gewinnem weil Prozesse in ihrem Unternehmen nicht effizient abgewickelt werden.
• Sie sind auf der Suche nach einem Weg die Kundenkommunikation zu organisieren und strukturieren, so dass sich Mitarbeiter bestmöglich mit Kunden austauschen können.
• In ihrem Unternehmen betreuen Sie mehrere Baustellen und haben Schwierigkeiten die Fortschritte zu kontrollieren.
• Sie setzen aktuell in ihrem Handwerksbetrieb verschiedene Softwareprodukte ein und müssen Daten deshalb doppelt eingeben.
• Im Unternehmen gibt es kein richtiges Reporting, wodurch die Wirtschaftlichkeit der verschiedenen Projekte nicht überwacht wird.
• Es gibt keinen Ort an dem alle Dokumente zentral abgespeichert werden.
• Mitarbeiter haben nicht die Möglichkeit mobil eine Software zu nutzen, um beispielsweise ihre Arbeitszeiten selbst zu erfassen, wodurch die Arbeitszeiterfassung unnötig kompliziert ist.

Wenn Sie sich in diesen Aussagen wiederfinden, kann eine passende Handwerkersoft Abhilfe schaffen. Die richtige Software kann ihnen und ihren Mitarbeitern die tägliche Arbeit deutlich vereinfachen. Wenn Sie eine Software zu einem fairen Preis finden, stellt ein Kauf eine Investition dar, welche das Unternehmen einen Schritt nach vorne bringt.

Volle Kontrolle mit dem passenden Handwerkerprogramm.

Wie lassen sich verschiedene Softwareprogramme für Handwerker vergleichen?

Im Handwerkersoftware-Markt gibt es aktuell eine Reihe an verschiedenen Softwareprodukten. Insgesamt hat der Funktionsumfang der Softwareprodukte konstant zugenommen, wodurch Handwerksbetriebe bei der Softwareauswahl aktuell die „Qual der Wahl“ haben. Jedoch sind nicht alle Softwareprodukte identisch, sondern es gibt zu Teilen erhebliche Unterschiede.

Besonders schwierig am Vergleich der Softwareprogramme ist, dass die Softwarehersteller nicht eine einzige Version ihrer Handwerkersoftware anbieten, sondern einen modularen Ansatz verfolgen. Dies bedeutet, dass sich jeder Kunde seine persönliche Handwerkersoftware aus verschiedenen Modulen/Funktionen zusammenstellen kann. Wenn man nun eine Handwerkersoftware betrachtet, handelt es sich nicht um ein starres Produkt, sondern es ist mehr als flexibles Konstrukt zu verstehen, welches sich aus verschiedenen Funktionen zusammensetzt. Vor dem Kauf einer Handwerkersoftware sollte man sich deshalb genau überlegen, welche Funktionen wirklich benötigt werden. Es ist oftmals verlockend sich ein möglichst großes Softwarepaket zusammenzustellen, jedoch zahlt man dann für Leistungen, die überhaupt nicht notwendig sind.

Im Folgenden sollen nun die verschiedenen Bausteine einer Handwerkersoftware dargestellt werden. Als Käufer sollte man sich überlegen, welche Teile relevant sind und welche nicht. Hat man die relevanten Funktionen identifiziert, kann man auch die unterschiedlichen Softwareprodukte am Markt für Handwerkersoftware miteinander vergleichen und darauf aufbauend eine Entscheidung treffen.

Welche Funktionen hat eine Handwerkersoftware?

Allgemeines

• Dokumentenverwaltung
• Arbeitszeiterfassung
• Lieferantenmangement
• Einsatzplanung
• Stammdatenverwaltung
• Reporting

Berechnungen und Kalkulationen

• Angebots- und Rechnungserstellung
• Rechnungsfunktionen
• Leistungskatalog
• Kosten-Datenbank
• Materialkataloge

Kundenbeziehungen

• Kundenverwaltung
• Kundenkommunikation
• Kontakt- und Terminmanagement
• Anruferkennung

Projektverwaltung

• Budgetplanung
• Überwachung der Fortschritte
• Ressourcenplanung
• Zeitplanung

Buchhaltung

• Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Mahnwesen
• Belegerfassung
• Zahlungsverkehr

Weiteres

• Verwaltung von Wartungsarbeiten
• Werkzeugeverwaltung
• Schnittstellen
• Aufmaß
• Apps
• Warenwirtschaft

Darüber hinaus gibt es noch eine Menge an weiteren Funktionen bzw. Modulen. Wie man jedoch bereits erkennen kann, ist der potenzielle Leistungsumfang einer Handwerkersoftware sehr groß. Als Käufer ist es deshalb umso wichtiger die genauen Anforderungenzu zu definieren, um diese dann beim Vergleich Handwerkerprogramme zu berücksichtigen.

Eine gute Kalkulation ist der Schlüssel zu wirtschaftlichen Aufträgen

Eine der wichtigsten Säulen eines wirtschaftlichen Handwerksbetriebes ist die Angebotskalkulation, die den Ausgangspunkt eines neuen Auftrags darstellt und gleichzeitig auch als erste Visitenkarte für den Kunden dient.  Nur wenn ein Auftrag richtig kalkuliert ist, wird es auch möglich, diesen wirtschaftlich auszuführen. Moderne Handwerkerprogramme ermöglichen es Nutzern, mit wenig Mühe umfassende und komplexe Angebote in wenigen Schritten zu erstellen. Zur Erstellung eines neuen Angebots kann der Benutzer einer Handwerkersoftwarelösung einfach die entsprechenden Leistungen auswählen und dem Angebot per Klick hinzufügen. Dies erleichtert die Arbeit enorm und macht es möglich, zeitlich effektiv auch eine große Anzahl an Angeboten erstellen zu können. Die Berechnungen werden automatisiert im Hintergrund ausgeführt. Häufig sind in die Softwareprogramme auch verschiedene Layouts integriert, die es einem Handwerksbetrieb ermöglichen, den Angeboten ein professionelles Aussehen zu verschaffen. Die Erfolgschancen zur Gewinnung neuer Aufträge können hierdurch gesteigert werden.

Eine Software für ein bestimmtes Gewerk finden

Das deutsche Handwerk ist äußert vielseitig und setzt sich aus diversen Gewerken zusammen. Hierzu gehören u.a. folgende Gewerke: Maler, Dachdecker, Elektriker, Fliesenleger, SHK und GaLaBau. Die Art der Tätigkeit der einzelnen Gewerke unterscheidet sich, weshalb es auch Unterschiede bei den Software-Anforderungen gibt. Bei der Software-Auswahl ist dieser Umstand ggf. daher auch zu berücksichtigen. Beim Softwaremarkt für Handwerker ist zu berücksichtigen, dass ein Großteil der verfügbaren Softwareprodukte von allen Gewerken gleichermaßen genutzt werden kann.

Einige Softwarehersteller bieten jedoch auch Nischenprodukte an, die speziell für bestimme Gewerke entwickelt werden. Solche Softwareprogramme können für einen Betrieb Vorteile mit sich bringen. Der Aufbau sowie die Struktur der Software orientieren sich hierbei an den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Gewerks. Ein Beispiel hierfür kann ein vordefinierter Leistungskatalog sein. Dieser unterscheidet sich bei einem Maler- und Dachdeckerbetrieb. Dementsprechend liegen auch Unterschiede beim Leistungskatalog zwischen einer Malersoftware sowie einer Dachdeckersoftware vor. Darüber hinaus gibt es noch diverse weitere Aspekte, bei denen Unterschiede zwischen den Spezialprogrammen vorliegen können. Es ist jedoch zu beachten, dass der Erwerb einer Spezialsoftware mitunter kostspieliger sein kann als der einer allgemeinen Handwerkersoftware.

Handwerkersoftware für unterschiedliche Unternehmensgrößen

Im Kern überschneiden sich die Anforderungen von kleinen, mittleren und großen Betrieben an eine Handwerkersoftware. Jedoch kann es aufgrund der unterschiedlichen Unternehmensgrößen auch zu zahlreichen Abweichungen bei den Anforderungen kommen.

Große Handwerksbetriebe
Es kann grundsätzlich festgehalten werden, dass bei steigender Unternehmensgröße auch immer Funktionen im Unternehmen benötigt werden. Bei Programmen, die für größere Betriebe geeignet sind, handelt es sich meistens bereits um ERP (Enterprise Performance Measurement) Lösungen. Mit diesen Programmen sollen alle betriebswirtschaftlichen Ressourcen und Vorgänge im Unternehmen geplant werden. Ziel ist es hierbei einen Überblick über das gesamte Unternehmen zu erhalten, Prozesse effizient abzuwickeln und eine zentrale Datenbasis für das gesamte Unternehmen aufzubauen.

Mittelgroße Handwerksbetriebe
Die Anforderungen eines mittleren Unternehmens können bereits von den Anforderungen der Großunternehmen stark abweichen. Mittlere Betriebe haben oftmals noch weniger stark ausgeprägte Managementstrukturen, bedienen unterschiedlichste Kundengruppen und befinden sich oder kommen aus einer starken Wachstumsphase. Für ein solches Unternehmen ist es ratsam ein Softwareprodukt auszuwählen, welches über wichtige Basisfunktionen verfügt, die anschließend flexibel um weitere Funktionen ergänzt werden können.

Kleine Handwerksbetriebe
Auch für kleine Unternehmen gibt es passende Softwareprodukte. Meistens wird bei Kleinbetrieben noch ein Großteil der Büro- und Verwaltungsarbeiten durch den Eigentümer persönlich oder wenige Mitarbeiter erledigt. Umso wichtiger ist es, dass die Abwicklung der Büroarbeiten möglichst schnell erfolgen kann. So ist es beispielsweise möglich, dass der Chef eines Handwerkbetriebes Stunden mit dem Schreiben von Rechnungen und Angeboten verbringt, weil er hierfür immer noch Office-Programme nutzt. Genauso aufwendig und zeitraubend sind Kalkulationen mit Excel. Mit einem Handwerkerprogramm können diese Arbeiten schnell und effizient an einer zentralen Stelle durchgeführt werden, wodurch der Fokus wieder auf das Wachstum des Unternehmens gerichtet werden kann. Für kleine Handwerksunternehmen stellen Cloud-Lösungen eine immer interessanter werdende Lösung dar. Kleine Handwerksbetriebe können sich oftmals keine eigene IT-Abteilung leisten, weshalb das Nutzen einer Cloud-Handwerkersoftware ein praktischer Weg ist, flexibel auf ein Softwareprogramm zurückgreifen zu können. Eine Liste mit Programmen für kleine Handwerksbetriebe ist hier einsehbar.

Welche Vorteile hat der Einsatz eines Handwerkerprogramms?

Professionelle Unternehmensorganisation: Der Einsatz einer Handwerkersoftware ermöglicht es den Nutzern (und insbesondere den Geschäftsführenden) einen umfassenden Überblick über den gesamten Handwerksbetrieb zu erlangen. In der Software sind alle relevanten Unternehmensdaten gebündelt vorhanden. Hierdurch wird es möglich, Abläufe und Arbeitsschritte kontinuierlich zu überwachen und ggf. zu verbessern.

Kundenmanagement: Im Alltag kann es schnell passieren, dass Kundenanfragen untergehen und unbeantwortet bleiben. Hierbei ist auch oft nicht immer klar, welcher Mitarbeiter sich um welche Kunden gekümmert hat. Der Einsatz einer modernen Handwerkersoftware ermöglicht es, die Kundenkommunikation transparent zu gestalten. Der Austausch mit den Kunden kann direkt über die Software abgewickelt werden, so dass alle Mitarbeiter des Handwerksbetriebes jederzeit den aktuellen Stand kennen.

Automatisierung: Durch den Einsatz einer Handwerkersoftware können Betriebe die allgemeine Produktivität steigern. Die Software dient hierbei als zentrales Tool für die Unternehmensverwaltung, über welches alle relevanten Prozesse abgewickelt werden. Manuelle Arbeitsschritte können in vielen Bereichen verhindert werden.

Single Point of Truth: In der Handwerkersoftware werden alle Daten zentral abgesichert. Wenn zusätzlich keine weiteren Softwareprogramme zum Einsatz kommt, stellt die Handwerkersoftware damit die zentrale Datenbank für alle Bereiche des Handwerkerbetriebs dar.

Handwerkersoftware in der Cloud?

Der aktuelle Trend des Cloud-Computing wirkt sich auch auf den Markt für Handwerkersoftware aus. Hierbei bieten viele Softwareunternehmen die Nutzung ihrer Softwareprodukte über das Internet an. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von „Software-as-a-Service“(SaaS). Vorteilhaft an dieser Lösung ist, dass die Software von Handwerkern ortsunabhängig mit allen internetfähigen Geräten genutzt werden kann. Bei einer „SaaS“-Lösung kümmert sich das Softwareunternehmen um die IT-Infrastruktur und übernimmt damit z.B. Wartungsarbeiten. Für handwerkliche Betriebe hat dies den Vorteil, dass diese dadurch keine eigene IT-Infrastruktur benötigen. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie hier: Handwerkersoftware in der Cloud. Handwerksunternehmen können selbstverständlich auch eine Software kaufen und diese mithilfe eigener Server über das Internet nutzen. Das Unternehmen müsste dann jedoch die Wartung der Software und IT-Infrastruktur selbst übernehmen.

Preise von Softwareprodukten für Handwerker

Bei der Preisgestaltung ist zunächst zwischen der Möglichkeit eines Kaufs oder der Miete einer Software zu unterscheiden. Beim Kauf erwirbt der Nutzer die Software für einen einmaligen Preis und kann diese über einen unbegrenzten Zeitraum nutzen. Bei der Mietoption zahlt der Nutzer zumeist einen festgelegten monatlichen Preis für eine Handwerkersoftware. Welche Option für ein Handwerksunternehmen optimal ist, hängt ganz von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Mithilfe unserer Preisübersicht für Handwerkersoftware können Sie die Preise der verschiedenen Softwarelösungen miteinander vergleichen.

Grundsätzlich kann man jedoch festhalten, dass an der Mietoption vorteilhaft ist, dass man sich über Updates der Software keine Sorgen machen muss, weil diese in den meisten Fällen im Preis bereits enthalten sind. Am Kauf einer Handwerkssoftware ist vorteilhaft, dass das Unternehmen nur eine einmalige Zahlung zu leisten hat und das Softwareprodukt danach theoretisch ohne weitere Kosten verwenden kann. Es ist hierbei jedoch zu beachten, dass ggf. der Kauf späterer Softwareupdates notwendig sein kann, weil z.B. ältere Versionen des Softwareproduktes vom Herausgeber nicht mehr unterstützt werden. Wenn Sie in einem kleineren Handwerksbetrieb arbeiten und bisher noch keine Handwerkersoftware finden konnten, dann können Sie sich hier über Handwerkersoftware für Kleinbetriebe informieren.

Handwerkerprogramme offline nutzen

Die Anzahl an Handwerkerprogrammen aus der Cloud hat sich in den letzten Jahren drastisch erhöht. Ein Großteil der Softwarehersteller bietet die eigenen Produkte mittlerweile als Cloud Lösung an. Doch was passiert, wenn ein Handwerksbetrieb eine einfache offline verfügbare Handwerkersoftware sucht? Tatsächlich ist das Angebot diesbezüglich in der Vergangenheit zurückgegangen, jedoch gibt es immer noch Anwendungen, die Handwerker komplett offline nutzen können. Dies kommt insbesondere dann in Betracht, wenn das Programm lediglich auf einem Computer installiert wird. Dann kann die Handwerkersoftware jederzeit lokal und ohne Internetzugang genutzt werden. All die oben aufgeführten Handwerkerprogramme, die einen Haken bei "On-Premises" haben stehen Nutzern auch offline zur Verfügung.

Wird eine Handwerkersoftware als Offline-Version angeboten, muss das Handwerksunternehmen die Software selbst installieren. Auf der Webseite des Herstellers kann man die Software entweder direkt kaufen und downloaden oder man erhält die Installationsdateien später vom Hersteller. Es kann auch sein, dass man zunächst eine Gratisversion downloaden kann. Die vollständige Nutzung ist dann erst möglich, wenn man einen Lizenzschlüssel für die Handwerkersoftware eingibt. Diesen erhält man vom Softwarehersteller nach dem Kauf der Software. Bei der Auswahl einer Offline Handwerkersoftware ist unbedingt zu beachten, welche Voraussetzung es hinsichtlich des Betriebssystems gibt. Die meisten Offline Handwerkerprogramme werden für das Betriebssystem Windows entwickelt, teilweise gibt es jedoch auch Softwareanwendungen für Mac.

Worauf ist bei der Einführung bzw. Installation einer Handwerkersoftware zu achten?

Wartung & Betrieb: Grundsätzlich ist im Hinblick auf die Einführung einer Softwareanwendung zu unterscheiden, ob es sich hierbei um On-Premises (lokal/offline) oder SaaS Variante handelt. Bei einem lokalen Handwerkerprogramm wird dieses auf den Servern des Betriebes installiert. Um die Umsetzung muss sich der Handwerksbetrieb in der Regel selbst eigenständig kümmern oder ggf. einen IT-Dienstleister beauftragen. Bei einer Softwarelösung, die als Software-as-a-Service angeboten wird, werden dem Kunden diese Aufgaben erspart, da der Softwarehersteller diese übernimmt. Entscheidet sich ein Handwerksbetrieb für eine lokale Handwerkersoftware, sollte folglich die technische Infrastruktur bereits im Vorfeld bereitgestellt werden.

Interne Softwarekenntnisse: Kein Softwareprodukt ist perfekt – Dies gilt auch für Softwarelösungen für Handwerker. Es wird daher in der Zukunft bestimmt an der ein oder anderen Stelle Probleme geben. Umso wichtiger ist es, dass Sie in Ihrem Betrieb möglichst früh Fachkenntnisse über die eingesetzten Softwareanwendungen aufbauen. Es ist daher empfehlenswert für den Prozess der Softwareinstallation zwei bis drei Mitarbeiter abzustellen, die diesen intensiv begleiten. So kann sichergestellt werden, dass IT-Wissen über die Software im eigenen Betrieb vorhanden ist. Kleinere Probleme können dann zukünftig eigenständig gelöst werden und es ist nicht notwendig, sich ständig an den Softwarehersteller zu wenden.

Schnittstellen: Dieser Punkt betrifft insbesondere größere Handwerksunternehmen. Diese setzen in der Regel nicht nur ein einziges Programm ein, sondern es kommen diverse Softwareprodukte zum Einsatz. Damit diese auch effizient genutzt werden können, ist es entscheidend, dass ein Datenaustausch zwischen den Softwareanwendungen möglich ist. Umgesetzt wird der Datenaustausch über Schnittstellen. Diese ermöglichen es zusammenfassend, dass zwischen den Softwareprodukten Verbindungen hergestellt werden, die einen Datentransfer ermöglichen. Bei der Installation einer Handwerkersoftware ist daher darauf zu achten, dass entsprechende Schnittstellen verfügbar sind bzw. eingerichtet werden. Um einen möglichst guten Überblick über das Softwareportfolio zu behalten, ist es empfehlenswert, das eigene Software-Portfolio zu visualisieren. Hierbei werden alle im Betrieb eingesetzten Softwareprodukte inklusive der Verbindungen zwischen den einzelnen Programmen visuell dargestellt. Dies erleichtert es, einen Überblick über die eingesetzten Produkte zu bewahren und macht die zukünftige Einführung neuer Softwarelösungen einfacher.

Wie gestalte ich die Auswahl einer Handwerkersoftware am besten?

Aufgrund des großen Angebots an Softwareprodukten fühlen sich Handwerksbetriebe häufig mit der Softwareauswahl überfordert. Dass die Anwendungen in der Regel auch unterschiedlich aufgebaut und strukturiert sind, macht den Vergleich der Handwerkerprogramme noch schwieriger. Damit Sie den Prozess der Softwareauswahl dennoch effizient gestalten können, haben wir im Folgenden einen kurzen Ablaufplan aufgeführt, der aufzeigt, wie man vorgehen sollte.

Bestimmung der Anforderungen an die Handwerkersoftware: Ausgangspunkt der Software-Suche ist es, festzulegen, welche Anforderungen Sie an die Software haben. Nur so ist es möglich, die große Anzahl an Softwareprodukten für Handwerker miteinander zu vergleichen. Die Anforderungen sollten Sie sich in einer Liste notieren. Es empfiehlt sich die Anforderungen nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen. So stellen die ersten Anforderungen in Ihrer Liste gleich die Ausschlusskriterien für den weiteren Prozess des Softwarevergleichs dar.

Erstellung einer groben Softwareauswahl: Anhand Ihrer erstellen Anforderungsliste können Sie sich nun einen ersten Überblick über den Softwaremarkt für Handwerker verschaffen. Hierbei können Sie anhand der definierten Ausschlusskriterien bereits einen Großteil der verfügbaren Handwerkerprogramme aussortieren. Am Ende dieses Prozesses sollten Sie über eine Liste mit ca. 10 Handwerkersoftwarelösungen verfügen, die grundlegend Ihren Anforderungen entspricht.

Erstellung einer Top 3 Liste: Ausgangspunkt dieses Schrittes ist die erste grobe Softwareauswahl. Die ausgewählten Softwareprogramme sollten Sie sich nun nochmals im Detail ansehen und mit Ihrer Anforderungsliste abgleichen. Greifen Sie bei der Betrachtung der verschiedenen Handwerkersoftware-Anwendungen auch auf Bewertungen und Erfahrungsberichte anderer Handwerksbetriebe zurück. Dies erleichtert es, sich einen Eindruck von den verschiedenen Programmen zu machen und diese miteinander zu vergleichen. Grenzen Sie die Anzahl der Softwareprodukte auf die besten drei Anwendungen ein.

Testen Sie die Handwerkerprogramme: Um die Softwarelösung zu finden, die am ehesten zu Ihrem Handwerksbetrieb passt, ist es entscheidend, dass Sie die Produkte auch in der Praxis testen. Dies stellt den wohl wichtigsten Schritt des Prozesses der Softwareauswahl dar. Die Anbieter von Handwerkerprogrammen sind mittlerweile dazu übergegangen, dass man sich auf der Website kostenfrei und unverbindlich für eine Testphase anmelden kann. Dieses Angebot sollten Sie nutzen. Gehen Sie beim Test der oben ausgewählten Top 3 Handwerkerprogramme strukturiert vor und notieren Sie sich alle festgestellten Vor- und Nachteile. Es bietet sich außerdem an, die Nutzung möglichst praxisnah zu gestalten, weshalb Sie einen normalen Arbeitsalltag mit der Handwerkersoftware „simulieren“ sollten.

Rechnungen & Angebote schreiben

Zu den typischen Verwaltungsarbeiten in einem Handwerksbetrieb gehört die Erstellung von Angeboten und Rechnungen. Diese Vorgänge können schnell sehr zeitintensiv werden und den Betrieb aufhalten, insbesondere dann, wenn die Arbeitsschritte manuell durchgeführt werden. Handwerkerprogramme ermöglichen eine digitale und effiziente Abwicklung.

Mithilfe der Software lassen sich in wenigen Minuten professionelle Angebote erstellen und an den potenziellen Neukunden verschicken. In dem Programm sind hierfür Vorlagen hinterlegt, die auf den Handwerksbetrieb individuell angepasst werden können. So erhalten die Angebote ohne viel Mühe einen professionellen „Look“. Für die Angebotserstellung kann der Handwerker die Auftragsinformationen in der Software eingeben. Hierzu gehören die durchzuführenden Leistungen, Materialkosten, benötigte Arbeitsstunden und noch vieles Mehr. Die angegebenen Daten werden anschließend automatisiert von der Handwerkersoftware für die Erstellung des Angebots genutzt.

Auch Rechnungen lassen sich ohne viel Aufwand mit einer Handwerkersoftware erstellen. Die Grundlogik ist hierbei die Gleiche wie bei der Angebotserstellung. Ein Handwerksbetrieb kann auf Rechnungsvorlagen zurückgreifen und diese entsprechend anpassen bzw. ergänzen (z.B. mit dem Logo des Handwerksbetriebs). Die abzurechnenden Leistungen sind in der Software zu erfassen und bilden die Basis für die Rechnungserstellung. Zeit bei der Rechnungserstellung lässt sich u.a. auch damit sparen, dass hinterlegte Kundendaten automatisch in die Rechnungen übernommen werden können.

Die erstellten Rechnungen und Angebote können im Handwerkerprogramm abgespeichert und den Kunden zugeordnet werden. Die Unterlagen sind damit zukünftig immer wieder auffindbar.

» Mehr zu diesem Thema: Rechnungsprogramme für Handwerker

Bautagebuch im Handwerksbetrieb

Auch die Auftragsdokumentation stellt einen wichtigen Arbeitsschritt in einem Handwerksunternehmen dar. Zur Umsetzung bietet es sich an, für eine Baustelle ein Bautagebuch bzw. Bauakte zu führen. In einem Bautagebuch lassen sich alle Prozesse, Arbeitsschritte und sonstige Informationen zu einer Baustelle dokumentieren. Früher wurden Bautagebücher häufig noch in Papierform geführt, mittlerweile haben sich digitale Versionen bei vielen Betrieben durchgesetzt. Viele Handwerkerprogramme beinhalten eine Funktion zur Erstellung eines Bautagebuchs. Dieses kann in der Software direkt einem entsprechenden Auftrag zugeordnet werden und ist damit auch im Nachgang jederzeit einsehbar.

Ein Bautagebuch bringt viele Vorteile mit sich. Insbesondere von Relevanz kann die Dokumentation werden, wenn es im Nachgang zu Mängeln oder Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit den durchgeführten Arbeiten kommt. Mittels Tagebuch kann genau protokolliert werden, wann welche Arbeiten durchgeführt wurden. Hierbei kann beispielsweise auch auf Fotos zurückgegriffen werden, die als Nachweis dienen. Aber auch für interne Zwecke kann sich ein Bautagebuch als nützlich erweisen. Durch eine stetige Dokumentation des Arbeitsfortschritts ist für alle Beteiligten jederzeit der aktuelle Stand bei der Baustelle ersichtlich. So lassen sich zukünftige Arbeiten besser koordinieren.

Welche Probleme können sich bei der Nutzung eines Handwerkerprogramms ergeben?

Akzeptanz: Eine Handwerkersoftware soll für die Mitarbeiter ein nützliches Werkzeug für die tägliche Arbeit darstellen. Ziel ist es, die Produktivität des gesamten Betriebes zu verbessern und gleichzeitig auch die Arbeit für die einzelnen Mitarbeiter zu vereinfachen. Damit eine Software das gesamte Potenzial entfalten kann, ist es daher entscheidend, dass die neue Software von den Mitarbeitern im Handwerksunternehmen auch angenommen und tatsächlich genutzt wird. Fremdeln die Mitarbeiter mit dem Programm und setzen es nicht ein, können auch die Vorteile nicht genutzt werden. Bei der Softwareeinführung ist es daher entscheidend, dass die Mitarbeiter von Beginn an mitgenommen und in den Prozess involviert werden.

Datenmanagement: Das was aus einer Handwerkersoftware herauskommt, ist nur so gut, wie die Daten, die hereinkommen. Damit Sie das volle Potenzial einer Software nutzen können, ist es entscheidend, dass die Datenbasis immer aktuell bleibt. Es bietet keinen Mehrwert, das Programm beispielsweise für die Kundenverwaltung einzusetzen, wenn die Daten dort veraltet sind. Durch eine kontinuierliche Aktualisierung der Datenbasis beugen Sie solchen Problemen vor.

Funktionen & Möglichkeiten: Der Softwaremarkt für Handwerker hat sich in den vergangenen Jahren einem starken Wandel unterzogen. Vor wenigen Jahren hat sich der Funktionsumfang von Handwerkerprogrammen noch auf die elementaren Prozesse wie z.B. Angebots- und Rechnungserstellung, Buchhaltung und Auftragsplanung beschränkt. Mittlerweile haben sich die Einsatzmöglichkeiten moderner Programme deutlich erhöht. Vielen Handwerksbetrieben ist das Potenzial der verfügbaren Softwareprodukte daher noch überhaupt nicht bewusst. Unternehmen sollten sich daher die Zeit dafür nehmen, die gesamten Einsatzmöglichkeiten des genutzten Programms zu prüfen. Wenn Sie eine Handwerkersoftware erworben haben, zahlen Sie auch für die ungenutzten Features. Daher sollten Sie diese auch nutzen. Um dies zu tun, bietet es sich auch an, Kontakt mit dem Softwarehersteller aufzunehmen und nach Informationen über den gesamtem Funktionsumfang zu fragen oder FAQs, Wissensdatenbanken, Tutorials der Hersteller zu nutzen.

Handwerkersoftware & Buchhaltung

Handwerkerprogramme verfügen über diverse Features, die in unterschiedlichen Bereichen eines Handwerkerbetriebes zum Einsatz kommen. Insbesondere in der Verwaltung werden die Softwarelösungen genutzt, hierbei speziell auch für die Erledigung der Buchhaltung. Es gibt zwar auch Softwarelösungen für Handwerker, die sich nur auf die Auftragsabwicklung- und Planung und weitere operative Tätigkeiten konzentrieren, ein Großteil der Programme bietet jedoch auch Funktionen für die Buchhaltung an. Für Handwerksbetriebe hat dies den Vorteil, dass alle zentralen Aufgaben mit der Software abgewickelt werden können. Im Einzelfall ist bei jeder Handwerkersoftware nochmals individuell zu prüfen, wie groß der Funktionsumfang im Bereich Buchhaltung ist. Die meisten Programme eignen sich für die gesamte Abwicklung der Buchhaltung, die finale Jahresabschlusserstellung wird dann jedoch vom Steuerberater übernommen. Hierfür können die Daten aus der Software einfach exportiert und an den Steuerberater übermittelt werden.

Welche Fragen sollte man den Hersteller einer Handwerkersoftware stellen?

• Welche zusätzlichen Kosten fallen für die Software an? Diese Frage ist insbesondere interessant, wenn Sie sich für den Kauf einer Handwerkersoftware entscheiden und sich selbst um das Hosting kümmern. In diesem Fall kann es sein, dass für zukünftige Updates oder ggf. auch Wartungsarbeiten weitere Kosten anfallen. Bei einer SaaS Handwerkersoftware, die vom Handwerksbetrieb gemietet wird, gibt es in der Regel keine zusätzlichen Kosten, da alle Leistungen im Preis bereits inkludiert sind.
• Gibt es eine App für das Handwerkerprogramm? Wenn Sie die Software auch mobil auf dem Smartphone oder Tablet nutzen möchten, sollten Sie auch diesen Punkt vorab mit dem Hersteller klären. Hierbei ist auch zu prüfen, mit welchen Betriebssystemen (z.B. Android oder iOS) die App kompatibel ist.
• Bietet der Softwarehersteller auch Schulungen für die Handwerkersoftware an? Damit das volle Potenzial der Handwerkersoftware ausgenutzt werden kann, ist es entscheidend, dass die Mitarbeiter im Handwerksbetrieb auch wissen, wie man mit der Software umgehen soll. Am besten kann der Hersteller des Programms die Mitarbeiter in die Anwendung einweisen. Viele Softwarehersteller bieten daher auch Schulungen und ähnliche Leistungen an. Schulungen sind insbesondere für größere Handwerksbetriebe interessant, da bei diesen häufig komplexere Handwerkerprogramme zum Einsatz kommen.
• Ist ein Datenaustausch mit anderen Softwareprogrammen möglich? Kommen im Handwerksunternehmen mehrere Softwareprogramme zum Einsatz, ist es wichtig, dass Daten automatisiert zwischen den Programmen ausgetauscht werden können. Mit dem Hersteller der Handwerkersoftware ist daher vorab zu klären, inwieweit die Software über Schnittstellen verfügt und mit anderen Programmen kompatibel ist.

Aktuelle Trends bei Handwerkerprogrammen

Beliebtheit von SaaS Lösungen: Die Abkürzung SaaS steht für Software-as-a-Service. Hierbei handelt es sich um eine Form der Bereitstellung von Softwareprodukten. Entscheidendes Merkmal ist, dass nicht mehr das Handwerksunternehmen selbst das Hosting der Software übernimmt, sondern diese Aufgabe vom Softwarehersteller übernommen wird. Hierfür zahlt ein Handwerksbetrieb eine monatliche Miete an das Softwareunternehmen und darf die Software dafür online nutzen. Das Angebot an Handwerkersoftware als Software-as-a-Service hat in den letzten Jahren stark zugenommen und erfreut sich immer größerer Beliebtheit.

Apps & Mobile Verfügbarkeit: Anders als bei anderen Unternehmen können Handwerker bzw. die Mitarbeiter nicht den Arbeitstag im Homeoffice verbringen, sondern sind vor Ort beim Kunden. Umso wichtiger ist es, dass auch mobil der Zugriff auf die Handwerkersoftware möglich ist. Um diesem Bedürfnis gerecht zu werden, bieten immer mehr Softwarehersteller zusätzlich zur eigentlichen Software eigene Apps an, die mit der Handwerkersoftware verbunden sind. Mitarbeiter können dadurch beispielsweise den aktuellen Arbeitsstatus von Baustellen per Foto dokumentieren oder Arbeitszeiten erfassen.

Sind Sie auf der Suche nach einer Handwerksoftware, die sich mit einem Macbook nutzen lässt? Wir haben auch hier ein paar passende Softwareprodukte herausgesucht. Hier gibt es weitere Informationen: Handwerkersoftware für Mac. Weitere Informationen haben wir außerdem über Dachdeckersoftware, Malersoftware, Elektriker Software, GaLaBau Software und SHK Software herausgesucht.

Sind Sie Handwerker und suchen eine Buchhaltungssoftware? Hier gibt es weitere Informationen zum Thema Buchhaltungsprogramme für Handwerker.

Wenn Sie lediglich auf der Suche nach einer Softwareanwendung für die Rechnungserstellung sind, können Sie unseren Vergleich von Rechnungsprogrammen für Handwerker nutzen, um sich über passende Softwareprodukte zu informieren. Zusätzlich interessant könnte auch unsere Übersicht zu Zeiterfassungsprogrammen für Handwerker sein.