Zeiterfassungssoftware

Überblick Zeiterfassungssoftware

Inhaltsverzeichnis

1. Braucht Ihr Unternehmen eine Software zur Zeiterfassung?
2. Was genau versteht man unter einer Zeiterfassungssoftware?
3. Überblick über Funktionen
4. Online oder lokal?
5. Anfallende Kosten
6. Wie findet man die richtige Zeiterfassungssoftware?
7. Welche Vorteile hat ein Zeiterfassungssystem?
8. Zeiterfassung per App
9. Wer nutzt Zeiterfassungsprogramme?
10. Aktuelle Trends bei Zeiterfassungsprogrammen
11. Alleinstehende Zeiterfassungssoftware oder Software-Suite?

Insbesondere seit dem EuGH Urteil vom 14.05.2019 steht die Arbeitszeiterfassung von Arbeitnehmern im Mittelpunkt. Zusammenfassend wurde entschieden, dass Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Die Erfassung von Arbeitszeiten kann jedoch schnell kompliziert und unübersichtlich werden. Manche Unternehmen setzen aktuell auch noch Programme wie Excel ein, die den Aufwand zur Zeiterfassung unnötig komplex machen.

Um den Prozess der Zeiterfassung möglichst effizient und einfach zu gestalten bietet sich der Einsatz einer Zeiterfassungssoftware an. Möchte ein Unternehmen nun eine Zeiterfassungssoftware kaufen, wird schnell deutlich, dass es eine Vielzahl unterschiedlichen Softwareprodukten gibt. Zum einen ist dies positiv, da man als Kunde eine große Auswahl hat. Zum anderen wird die Identifikation der passenden Software aufgrund des großen Angebots schwierig.

Um Sie beim Auswahlprozess einer Software zur Zeiterfassung zu unterstützen, sind im Folgenden verschiedene Informationen aufgeführt, die beim Vergleich der verschiedenen Auswahlmöglichkeiten hilfreich sein könnten.

1. Braucht ihr Unternehmen eine Zeiterfassungssoftware?

Auf den ersten Blick hört sich die Erfassung von Arbeitszeiten ganz einfach an. In der Praxis sieht das Ganze jedoch schon wieder anders aus. Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen sind, desto komplizierter wird gesamte Prozess der Zeiterfassung. Eine passende Software kann hier unter die Arme greifen und bei der effizienten Abwicklung der Prozesse unterstützen. Vielleicht kommen Ihnen ja die folgenden Aussagen bekannt vor.

• Sie sind auf der Suche nach einer Software, die es ermöglicht die Arbeitszeiten schnell und effizient zu erfassen.
• Aktuell werden Arbeitszeiten noch mit Stift und Papier oder über Excel in ihrem Unternehmen erfasst, wodurch wertvolle Arbeitszeit verloren geht.
• Aktuell müssen Mitarbeiter Arbeitszeiten noch in der Verwaltung einreichen, wo diese dann in die jeweilige Unternehmenssoftware eingegeben werden. Sie möchten es nun ihren Mitarbeitern ermöglichen, dass diese selbst direkt ohne Umweg über die Verwaltung ihre Arbeitszeiten erfassen können.
• Sie wollen unnötigen Papierkram vermeiden und brauchen deshalb eine Software, die es Mitarbeitern ermöglicht digital ihre Arbeitszeiten zu erfassen.
• Sie wollen jederzeit einen Überblick über die geleisteten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter haben, haben jedoch keinen zentralen Ort an dem die Arbeitszeiten aktuell erfasst und gespeichert sind.
• Mitarbeiter sollen auch von unterwegs dazu in der Lage sein ihre jeweiligen Arbeitszeiten mobil zu erfassen.
• Ihnen fällt es aktuell schwer einen Überblick über die geleisteten Überstunden der Arbeitnehmer zu behalten.

Wenn Ihnen diese Aussagen bekannt vorkommen, dann kann eine Zeiterfassungssoftware weiterhelfen. Unabhängig davon spielen in der Zukunft eventuell wie oben bereits angedeutet gesetzliche Vorgaben eine wichtige Rolle. Gemäß dem aktuellen Urteil des EuGH sind in der Zukunft alle Arbeitgeber in Europa dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Die genaue rechtliche Umsetzung in Deutschland ist aktuell noch nicht bekannt, jedoch sollten sich Unternehmen bereits jetzt auf die rechtlichen Vorgaben vorbereiten. Eine professionelle Zeiterfassungssoftware stellt hierbei ein ideales Instrument dar, um Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Der Einsatz einer entsprechenden Softwarelösung ist daher für Unternehmen jeder Unternehmensgröße geeignet. Auch für kleine Firmen ist der Einsatz einer passenden Software zur Arbeitszeiterfassung sinnvoll.

2. Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Eine Zeiterfassungssoftware ist für Unternehmen ein nützliches Werkzeug zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Unternehmen können eine Zeiterfassungssoftware als alleinstehende Lösung oder oft auch als Teil einer größeren HR Software erwerben. Alleinstehende Zeiterfassungsprogramme verfügen über Schnittstellen, die eine Datenübertragung an andere Softwarelösungen, wie beispielsweise Lohnabrechnung Software, ermöglichen. Ziel eines Zeiterfassungssystems ist es, die Arbeitsstunden der Mitarbeiter digital zu erfassen und abzuspeichern. Bei modernen Softwareprogrammen kann die Erfassung der Arbeitsstunden auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. So können Arbeitszeiten beispielsweise von Mitarbeitern an einem Desktop PC, einem lokal installierten Terminal oder per App erfasst werden. Manche Softwarelösungen beinhalten auch zusätzliche Features, die u.a. bei der Urlaubsverwaltung, Reporting und Planung von Arbeitszeiten unterstützen. In der Liste sind verschiedene Softwareprodukte für die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen aufgeführt.

3. Welche Funktionen hat eine Zeiterfassungssoftware?

Wie bereits angedeutet, bieten die meisten Softwarehersteller zusätzlich zur reinen Arbeitszeiterfassung auch weitere nützliche Funktionen an, die den Einsatz der Software noch attraktiver machen sollen. Damit Sie einen ersten Eindruck darüber bekommen, welche Funktionen in einer solchen Software enthalten sein können, sind im Folgenden ein paar potenzielle Funktionen aufgelistet. Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Funktionen, jedoch können genannte Funktionen dabei hilfreich sein, um sich einen ersten Überblick über den Funktionsumfang machen zu können.

4. Online oder lokal?

In den letzten Jahren hat der Trend des Cloud-Computings zunehmend an Fahrt aufgenommen. Beim Cloud-Computing erfolgt die Nutzung der Software nicht mehr lokal auf einem Rechner, sondern die Stunden können online erfasst werden. Viele Softwarehersteller bieten die Nutzung ihrer Softwarelösungen direkt auf der eigenen Webseite an. Man meldet sich dort mit den eigenen Login Daten an und kann anschließend direkt mit der Nutzung der Software loslegen. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Software-as-a-Service (SaaS). Eine Reihe an Softwareunternehmen bieten bereits die eigenen Zeiterfassungsprogramme als Cloud beziehungsweise SaaS Lösung an. Und in der Tat ist dieser Ansatz für die Erfassung von Arbeitszeiten sehr sinnvoll. Als Mitarbeiter ist man nicht ortsgebunden und kann mit jedem internetfähigen Gerät die eigenen Arbeitszeiten erfassen.

Alternativ haben Firmen die Möglichkeit auf Tools zur Arbeitszeiterfassung zurückzugreifen, die als On-Premises Lösung angeboten werden. Hierbei handelt es sich zusammenfassend um das klassische Bereitstellungsmodell für Softwareprodukte. Bei diesem Ansatz wird das Zeiterfassungssystem für einen einmaligen Kaufpreis erworben und anschließend lokal in der Firma installiert. Alle Daten verbleiben damit auf den Servern im Unternehmen. Die Verantwortung für das Hosting liegt bei diesem Modell beim Kunden selbst. Dieser muss sich folglich selbst um die Bereitstellung der notwendigen technischen Infrastruktur kümmern.

Um die beiden Ansätze besser miteinander vergleichen zu können, werden die wesentlichen Eigenschaften der beiden Modelle in der folgenden Tabelle gegenübergestellt.

5. Anfallende Kosten

Die Kosten spielen bei der Softwareauswahl selbstverständlich eine wesentliche Rolle. Hierbei ist es wichtig zwischen dem klassischen Kauf einer Software sowie dem zuvor angesprochenen SaaS Ansatz zu unterscheiden. Bei der Kaufoption zahlt man als Unternehmen einen einmaligen Kaufpreis für die Lizenz zur Nutzung der jeweiligen Software. Anschließend kann man die Zeiterfassungssoftware dann grundsätzlich ohne weitere Kosten nutzen. Zu beachten ist hierbei jedoch, dass es bei manchen Softwareanbietern notwendig ist einen Wartungsvertrag abzuschließen. Dieser führt dazu, dass nach dem Kauf der Software weitere monatliche Kosten entstehen.

Beim SaaS Ansatz wird die Software nicht gekauft, sondern nur gemietet. Für den Kunden bedeutet dies, dass man monatlich einen Betrag an den Softwarehersteller für die Nutzung bezahlen muss. In der Regel orientiert sich dieser Preis an der Anzahl der Mitarbeiter. Die Preise der verschiedenen Softwarehersteller können sich hier stark unterscheiden. Manche Anbieter starten bereits mit ein paar Euro pro Mitarbeiter und Monat für die wesentlichen Funktionen. Darüber hinaus lassen sich oft weitere Funktionen wie beispielsweise eine Funktion zur Urlaubsverwaltung hinzufügen, die dann zu zusätzlichen Kosten pro Mitarbeiter führen. Die Kosten der verschiedenen Softwareprodukte zur Erfassung von Arbeitszeiten können Sie ganz einfach mit unserer Preisübersicht für Zeiterfassungssoftware vergleichen. Ein paar kostenlose Zeiterfassungssysteme sind sogar auch am Markt verfügbar.

6. Wie findet man die richtige Zeiterfassungssoftware?

Bei der Softwareauswahl spielen diverse Faktoren eine Rolle. Nicht jedes Zeiterfassungsprogramm ist auch für jedes Unternehmen geeignet. Um die Software zu finden, die am ehesten den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht, sollten Sie die im Folgenden aufgeführten Schritte beachten.

a. Anforderungen festlegen
Ausgangspunkt ist die Definition der Anforderungen. Es empfiehlt sich diese auf einer Liste zusammenzufassen, auf die dann im Folgenden zurückgegriffen werden kann. Ordnen Sie die Anforderungen nach der Wichtigkeit. Funktionen bzw. Anforderungen, die essenziell sind, sollten Sie separat markieren.

b. Erster Überblick über die verfügbaren Zeiterfassungssysteme
Verschaffen Sie sich zunächst einen groben Überblick über alle am Markt erhältlichen Softwareprodukte. Auf Basis der wichtigsten Anforderungen (siehe oben) können Sie eine erste Liste mit Anwendungen erstellen, die grundsätzlich in Frage kommen. Erfüllen Softwareprodukte nicht die wichtigsten Anforderungen, sind diese im weiteren Prozess der Softwareauswahl nicht zu berücksichtigen.

c. Top 3 Softwarelösungen
Ziel ist es nun, die unter Punkt 2 erstellte Liste so zu kürzen, dass nur noch die besten drei Zeiterfassungssysteme übrig bleiben. Hierfür sollten Sie einen eingehenden Softwarevergleich durchführen. Greifen Sie hierbei auf Bewertungen, Produktbeschreibungen und alle weiteren verfügbaren Informationen zurück. Notieren Sie sich die drei Produkte, die am ehesten Ihren Ansprüchen gerecht werden.

d. Softwaretest
Mittlerweile bieten es die meisten Softwarehersteller an, dass man die Programme für einen begrenzten Zeitraum testen kann. In der Regel sind das 30 Tage. Dieses Angebot sollten Sie unbedingt nutzen. So haben Sie die Möglichkeit, die Zeiterfassungssysteme selbst im Detail zu testen und miteinander hinsichtlich der Praxistauglichkeit zu vergleichen. Schlussendlich werden Sie dann schnell feststellen, welches Zeiterfassungsprogramm am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist.

7. Welche Vorteile hat ein Zeiterfassungssystem?

Abrechnungen: Mithilfe einer modernen Softwarelösung für die Arbeitszeiterfassung kann die Abrechnung von erbrachten Leistungen verbessert werden. Mitarbeiter können bei den meisten Programmen nicht nur die reine Arbeitszeit erfassen, sondern diese ggf. auch bestimmten Projekten oder Aufgaben zuordnen. Nach Abschluss eines Auftrags können die entsprechenden Daten für die Abrechnung und auch als Nachweis für den Kunden genutzt werden.

Weniger Verwaltungsaufwand: Tools für die Arbeitszeiterfassung sind schnell und einfach zu bedienen. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die eigenen Arbeitszeiten mit wenigen Klicks in der Software zu erfassen. Über Schnittstellen können die Daten an andere Softwarelösungen übermittelt werden. Insgesamt fällt damit weniger Aufwand für die Verwaltung an.

Produktivitätssteigerungen: Je größer die Anzahl an Mitarbeitern ist, desto schwieriger wird es auch, den Überblick über alle Aktivitäten zu behalten. Durch den Einsatz eines Zeiterfassungssystems wird die Transparenz der Arbeitsaktivitäten erhöht. Erst wenn die Arbeitszeiten digital erfasst und einzelnen Aufgaben zugeordnet werden, lässt sich erkennen, wo im Arbeitsalltag ggf. Einsparpotenziale vorliegen. Hierdurch kann langfristig die Produktivität des Unternehmens gesteigert werden.

8. Zeiterfassung per App

Viele Softwarehersteller bieten zusätzlich zur eigentlichen Zeiterfassungssoftware auch eine integrierte App an. Diese ermöglicht es den Nutzern, die geleisteten Arbeitszeiten einfach und effizient über Smartphones oder andere mobile Geräte zu dokumentieren. Nutzer können mit der App mobil und ortsunabhängig die Arbeitsstunden erfassen. Beginn, Ende und Dauer der Arbeitstätigkeit kann mithilfe der App jederzeit und überall dokumentiert werden. Da die App mit der Zeiterfassungssoftware verknüpft ist, werden die Daten automatisch in die Software überspielt. Mitarbeiter können die App auch jederzeit nutzen, um den Überblick über die bereits erfassten Arbeitsstunden zu behalten.

9. Wer nutzt Zeiterfassungsprogramme?

Softwareanwendungen für die Arbeitszeiterfassung kommen in verschiedenen Unternehmensbereichen und Feldern zum Einsatz und verbessern dabei insgesamt die strategische Entscheidungsfindung sowie die betriebliche Effizienz.

Wesentlicher Nutzer der Programme sind die Mitarbeiter, die mithilfe des Tools die eigenen Arbeitszeiten dokumentieren. Dies kann entweder manuell (z.B. am PC) oder automatisiert (z.B. via Terminal) geschehen. Im Nachgang können die Mitarbeiter auch jederzeit kontrollieren, wie viel Stunden an welchen Tagen erfasst wurden.

Auch Führungskräfte können die Zeiterfassungsprogramme sinnvoll nutzen. Die erfassten Stunden der Mitarbeiter können mithilfe der Software ausgewertet und analysiert werden. So lassen sich beispielsweise lukrative Aufträge oder Projekte identifizieren und die allgemeine Arbeitsauslastung kontrollieren.

Auch bei Freiberuflern kommen die Softwareprodukte häufig für die Erfassung der geleisteten Stunden zum Einsatz. Die Abrechnung erfolgt in vielen Fällen auf Basis der geleisteten Arbeitszeit für einen Kunden. Mithilfe der Software können die Stunden strukturiert protokolliert und entsprechenden Aufträgen zugeordnet werden.

10. Aktuelle Trends bei Zeiterfassungsprogrammen

Homeoffice – Das Thema Homeoffice hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Da auch (bzw. insbesondere) im Homeoffice Arbeitszeiten zu erfassen sind, reagieren auch Hersteller von Zeiterfassung Software auf diesen Trend und haben die eigenen Programme entsprechend angepasst. Arbeitszeiten lassen sich mittlerweile bei vielen Anwendungen flexibel und ortsunabhängig erfassen.

Apps – Die Zeiterfassung via App gewinnt immer mehr an Bedeutung. Das gute an einem Smartphone ist, dass man es fast immer dabeihat. Es eignet sich daher auch für die Arbeitszeiterfassung. Immer mehr Softwarehersteller bieten daher Zeiterfassungsprogramme inklusive einer integrierten App an.

Alleinstehende Zeiterfassungssoftware oder Software-Suite?

In der heutigen Zeit nutzen die meisten Unternehmen nicht nur eine Unternehmenssoftware, sondern es kommen parallel mehrere Programme zum Einsatz. Im Zusammenhang mit dem Thema Arbeitszeiterfassung stehen Unternehmen daher vor der Frage, ob die Zeiterfassung mit einer spezialisierten Anwendung oder mit einer bestehenden größeren Software-Suite umgesetzt werden soll. Häufig bieten beispielsweise ERP Softwareprogramme auch Funktionen für die Arbeitszeiterfassung an. Werden die Arbeitszeiten direkt in der ERP Software erfasst, hat dies den Vorteil, dass alle Abläufe zentral in der sowieso bereits genutzten Software erfolgen. Zeiterfassungsprogramme werden jedoch speziell für das Thema Arbeitszeiterfassung entwickelt und verfügen daher über besonders gute Funktionen und eine hohe Benutzerfreundlichkeit zur Zeiterfassung. Die Daten aus der Zeiterfassungssoftware können heutzutage über Schnittstellen automatisiert in andere Programme übernommen werden. Es ist jeweils individuell zu bestimmen, welche Variante für ein Unternehmen besser ist. Häufig lohnt sich jedoch die Anschaffung einer spezialisierten Zeiterfassung.

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