Überblick VoIP Software
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine VoIP Software
- Hardphone oder Softphone
- Zusätzliche Funktionen von VoIP Anbietern
- VoIP für unterschiedliche Unternehmensgrößen
- Kostenfaktoren
- Wesentliche Vorteile einer VoIP Software
Was ist eine VoIP Software?
VoIP Software ermöglicht das Telefonieren über das Internet anstatt über klassische Telefonnetze. Die Abkürzung VoIP steht hierbei für "Voice-over-IP". Im Gegensatz zur herkömmlichen Festnetztelefonie kann das Telefonieren über das Internet ortsunabhängig erfolgen. Um ein Gespräch per VoIP führen zu können wird lediglich eine Internetverbindung benötigt. Für Unternehmen hat die Internettelefonie den Vorteil, dass die Kosten deutlich geringer sind und die Systeme oft über weitere nützliche Zusatzfunktionen verfügen.
Hardphone oder Softphone
Das Telefonieren per VoIP kann grundsätzlich über zwei Wege erfolgen. Entweder kann man ein Hardphone oder ein Softphone nutzen. Unter einem Hardphone versteht man ein klassisches Telefongerät. Ein Softphone ist hingegen kein physisches Produkt, sondern ein Softwareprogramm, welches auf einem Computer installiert werden kann. Im Endeffekt bildet das Softphone das Hardphone auf dem Computer nach. Dort kann man dann beispielsweise per Mausklick eine Rufnummer eingeben. Das Telefonieren kann dann per Headset erfolgen, welches an den Computer anzuschließen ist.
Der Vorteil eines Softphones ist, dass es im Gegensatz zum Hardphone mobil nutzbar ist. Man braucht nur einen Laptop auf dem die entsprechende Software installiert ist. Da man auch kein physisches Telefon kaufen muss, fallen auch die Kosten geringer aus. Vorteilhaft ist auch, dass ein Softphone in andere Programme integriert werden kann.
Für viele ist es auch heute noch wichtig "etwas in der Hand zu haben", weshalb das klassische Hardphone hier präferiert wird. Der Nachteil am Hardphone sind zum einen die Anschaffungskosten und zum anderen die geringe Mobilität.
Welche Funktionen haben VoIP Lösungen?
Der zentrale Aspekt einer VoIP Telefonanlage ist selbstverständlich das Telefonieren. Doch viele Anbieter bieten darüber hinaus noch viele weitere Funktionen an, die in entsprechende VoIP Software integriert ist. Im Folgenden sind ein paar dieser Funktionen aufgelistet.
| Telefonkonferenzen: |
Mit VoIP lassen sich Telefonkonferenzen ohne Probleme abhalten. Mehrere Anrufer können zu einem Telefongespräch hinzugefügt werden. Die maximale Anzahl der Teilnehmer hängt vom Anbieter so wie der Bandbreite des Internetanschlusses ab. |
| Chatfunktionen: |
Manchmal möchte man bei der internen Kommunikation nur eine kurze Nachricht an einen Mitarbeiter verschicken ohne diesen direkt anzurufen. Viele VoIP Anbieter stellen dafür eine Chatfunktion zur Verfügung. Hierüber können Mitarbeiter sich schnell und bequem schriftlich miteinander austauschen. |
| Online Fax: |
Für das Versenden eines Fax kann man auch eine VoIP Software verwenden und braucht kein traditionelles Faxgerät. Das entsprechende Dokument kann eingescannt werden und via E-Mail an die entsprechende Faxnummer versendet werden. |
| Videogespräche: |
Es lassen sich zusätzlich zu Audiogesprächen auch visuelle Gespräche durchführen. Wenn die Gesprächspartner über die entsprechende Hardware (Kamera) verfügen, können Videogespräche problemlos durchgeführt werden. |
| Apps: |
Viele Anbieter bieten ihren Kunden auch Apps an, die mit den Betriebssystemen Android oder iOS genutzt werden können. Damit haben Kunden auch von unterwegs jederzeit Zugriff auf die Software und können Telefonate via VoIP durchführen. |
| Rufnummern: |
Mittels VoIP kann man problemlos von einem Standort aus viele verschiedene Rufnummern mieten und nutzen. |
| Analysefunktionen: |
Bei manchen VoIP-Softwareprodukten gibt es die Möglichkeiten Analysen zu erstellen. Hierbei können beispielsweise bestimmte Kennzahlen wie Anzahl der Telefongespräche oder verpasste Anrufe überwacht werden. |
| Flüsterfunktion: |
Wünschen Sie sich manchmal, dass Sie einen Mitarbeiter direkt bei einem Gespräch unterstützen können? Mit einer Flüsterfunktion können Sie während eines Kundengespräches einem Kollegen Tipps geben, ohne dass der Kunde diese hört. |
VoIP für unterschiedliche Unternehmensgrößen
Unternehmen jeder Größe stehen vor der Entscheidung, ob eine VoIP System sinnvoll für sie ist oder nicht. Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass das Nutzen eines solchen Systems für alle Unternehmensgrößen geeignet ist.
Start-Ups
Insbesondere bei der Gründung eines neuen Unternehmens spielt Geschwindigkeit eine wesentliche Rolle. Der gesamte Prozess der Inbetriebnahme einer klassischen Telefonanalage kann hier schon mal ein bisschen länger dauern. Wenn man sich jedoch für eine VoIP Cloudlösung entscheidet, braucht es keinerlei Installationen. Mitarbeiter können direkt nach Vertragsschluss die Rufnummern beispielsweise via Softphone nutzen.
Kleine und mittlere Unternehmen
Auch für diese Unternehmensgröße ist das Nutzen eines VoIP Systems eine interessante Option. Wenn das Unternehmen schnell wächst, lassen sich schnell neue Telefonnummern ohne Probleme hinzufügen. Auch Mitarbeiter im Außendienst können die Internettelefonie problemlos von überall nutzen.
Große Unternehmen
Je größer das Unternehmen wird, desto größer sind auch die Anforderungen. Die Verwaltung von tausenden von Mitarbeitern gestaltet sich bei großen Unternehmen sehr schwer. Ein zentrales VoIP System erleichtert hier die Verwaltung. Viele VoIP Anbieter bieten darüber hinaus extra für große Unternehmen besondere Leistungspakete an.
Kostenfaktoren
Die Kosten für eine VoIP Software hängen von einer Reihe an unterschiedlichen Faktoren ab. Ein paar der wesentlichen Einflussgrößen sind im Folgenden aufgeführt. Ein wesentlicher Faktor ist die Unternehmensgröße. Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat, desto mehr Kosten werden auch anfallen. Der gebuchte Funktionsumfang des jeweiligen Produktes ist auch entscheidend. Bucht man viele Zusatzfunktionen wie beispielsweise eine Sprachaufzeichnung dazu, können sich die Kosten stark erhöhen. Ein weitere Kostenfaktor sind mögliche zu treffende Sicherheitsmaßnahmen. Wenn beispielsweise wichtige Informationen wie beispielsweise Kreditkartennummern bei einem Gespräch übermittelt werden, ist sicherzustellen, dass diese Daten nicht abgehört werden können. Allgemein ist die Preisgestaltung sehr komplex, weil sich der endgültige Preis aus vielen Variablen zusammensetzt. Beispielsweise kann man VoIP nutzen in dem man für jede angefangene Gesprächsminute zahlt oder alternativ hat man auch die Möglichkeit eine Flatrate zu buchen. Die Bestimmung der endgültigen Kosten kann deshalb schwer fallen. Als Käufer sollte man sich deshalb von verschiedenen Anbietern Angebote einholen und diese dann miteinander vergleichen.
Wesentliche Vorteile einer VoIP Software
Kostensenkung - Die allgemeinen Kosten für die Internettelefonie fallen in der Regel geringer aus als für die klassischen Telefonverträge. Die verschiedenen Leistungspakete der Anbieter ermöglichen eine flexible Kostengestaltung.
Größerer Funktionsumfang - Das richtige VoIP Programm ermöglicht nicht nur das klassische Telefonieren, sondern beinhaltet noch eine Reihe an zusätzlichen Funktionen wie beispielsweise Videotelefonie oder Chatfunktionen, welche die gesamte interne und externe Kommunikation verbessern.
Ortsunabhängigkeit - Durch das Telefonieren via Internet ist man als Kunde orts- und geräteunabhängig. Man braucht nur einen internetfähigen Computer und kann von überall aus der Welt telefonieren.
Vereinfachte Verwaltung - Eine VoIP Software erleichtert die Verwaltung der Kommunikation im Unternehmen. Das System kann beispielsweise schnell ohne viel Aufwand um weitere Anschlüsse erweitert werden.
