Vertragsmanagement Software für kleine Unternehmen

Häufig gestellte Fragen zu Vertragsmanagement Software für kleine Unternehmen

Was ist allgemein unter einer Vertragsmanagement Software zu verstehen?

Im Wesentlichen handelt es sich bei einer Vertragsmanagement Software um ein Tool, dass als eine Art spezielles Dokumentenmanagementsystem verstanden werden kann. Wie der Name bereits sagt, liegt der Fokus der Anwendungen auf der Verwaltung von Verträgen. Der Funktionsumfang der Programme geht über eine reine Verwaltung und Archivierung von Verträgen hinaus. Die Softwarelösungen unterstützen u.a. auch bei der Vertragserstellung sowie bei der Einhaltung von Vertragsfristen. Eine detaillierte Beschreibung der Funktionen erhalten Sie auf unserer Übersicht für Vertragsmanagement Software für alle Unternehmensgrößen.

Allgemein gestaltet sich die Auswahl einer Vertragsmanagement Software häufig als sehr schwierig. Insbesondere für kleine Unternehmen ist die Softwareauswahl äußerst schwer, da keine oder nur geringe Erfahrungen im Bereich Softwareauswahl im Unternehmen vorliegen. Bei der Auswahl einer passenden Lösung spielen viele Faktoren eine wichtige Rolle. Hierbei können sich die Anforderungen kleiner Firmen stark von den Anforderungen größerer Firmen unterscheiden. Viele Hersteller berücksichtigen diesen Umstand bei der Entwicklung der eigenen Softwareanwendungen. Manche Softwareprodukte sind ausschließlich für kleinere Firmen geeignet, andere Softwarelösungen werden in unterschiedlichen Versionen angeboten. Diese unterscheiden sich häufig hinsichtlich des Funktionsumfangs. Die Softwareversionen für kleine Unternehmen haben in diesen Fällen weniger Funktionen, sind dafür aber preiswerter.

Betrachtet man den Markt für Vertragsmanagement Software wird schnell ersichtlich, dass das Angebot äußerst groß ist. Bei der großen Anzahl an Softwarelösungen fällt es Unternehmen häufig schwer, die passende Software zu finden. In der obenstehenden Liste sind deshalb die Vertragsmanagement Systeme aufgeführt, die insbesondere für kleine Unternehmen geeignet sind.

Entscheidende Auswahlkriterien für kleine Unternehmen bei der Auswahl einer Vertragsmanagement Software

Integration
Bei einer Vertragsmanagement Lösung ist es wichtig, dass die Anbindung an die bestehenden Softwareanwendungen im Unternehmen möglichst einfach und unkompliziert ist. Kleine Firmen sollten deshalb vor der Anschaffung einer neuen Vertragsmanagement Software sicherstellen, dass ein Datenaustausch mit den bestehenden Anwendungen im Unternehmen leicht realisierbar ist. Nur so kann die Software auch effektiv zum Vertragsmanagement verwendet werden.

Support
Bei jeder Softwarelösung wird es irgendwann zu technischen Komplikationen kommen. Um die Probleme schnell zu lösen, ist es wichtig, dass der Hersteller einen guten Support bietet. Insbesondere kleine Firmen haben häufig keine oder nur eine sehr kleine IT-Abteilung und sind deshalb auf die technische Unterstützung vom Softwarehersteller angewiesen. Bei der Softwareauswahl sollte deshalb die Supportqualität der Anbieter berücksichtigt werden. Zur Beurteilung kann beispielsweise auf die Bewertungen und Erfahrungen bestehender Nutzer der Software zurückgegriffen werden.

Einfache Nutzbarkeit
Bei kleinen Unternehmen spielt insbesondere eine einfache Nutzbarkeit eine entscheidende Rolle bei der Auswahl einer Vertragsmanagement Software. Viele Features komplexer Anwendungen sind für kleine Firmen nicht relevant. Viel wichtiger ist es, dass die Basisfunktionen vorhanden sind und das Vertragsmanagement Programm einfach in der Handhabung ist. Häufig bieten die Hersteller eine kostenlose Testphase für die eigenen Softwareprodukte an. Dies stellt eine gute Option dar, um sich einen Überblick über die Benutzeroberfläche usw. der Software zu machen.

Wie viel kostet eine Vertragsmanagement Software für kleine Unternehmen?

Der Preisvergleich von Vertragsmanagement Systemen ist in der Praxis häufig sehr kompliziert, da aufgrund der unterschiedlichen Funktionen und Eigenschaften ein Vergleich nur schwer möglich ist. Insbesondere das Bereitstellungsmodell (On-Premises vs. Cloud) spielt bei der Bestimmung der Gesamtkosten eine wichtige Rolle. On-Premises Vertragsmanagement Softwareprodukte werden für einen einmaligen Preis gekauft. Cloud Vertragsmanagement Lösungen werden hingegen gemietet. Bei der Bestimmung der Gesamtkosten können noch weitere indirekte Faktoren eine Rolle spielen. Hierbei kann es sich z.B. um Kosten für Wartungsarbeiten, IT-Personal etc. handeln. Insgesamt sind die Preise für die Anwendungen häufig sehr variabel gestaltet. Häufig orientieren sich die Anwendungen an der Anzahl der Benutzer und/oder der Anzahl der zu verwaltenden Verträge. Für kleine Unternehmen hat dies den Vorteil, dass diese ausschließlich für tatsächlich in Anspruch genommene Leistungen bezahlen müssen. Bei der Mietoption starten die Preise ab ca. 20 Euro pro Monat und Benutzer. Beim Kauf einer Vertragsmanagement Lösung ist ungefähr mit einem vierstelligen Betrag zu kalkulieren.