Vertragsmanagement Software

Überblick Vertragsmanagement Software

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine Vertragsmanagement Software?
2. Wichtige Funktionen
3. Vertragslebenszyklus Management (CLM)
4. Anwendungsbereiche
5. Zu beachtende Punkte vor der Einführung einer Vertragsmanagement Software
6. Software-as-a-Service oder On-Premises?
7. Aktuelle Trends

1. Was ist eine Vertragsmanagement Software?

In der Vergangenheit haben die Verantwortlichen für die Unternehmensverträge diese in der Regel noch in ausgedruckter Form in Archiven aufbewahrt. Zur Verwaltung wurden dann mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie beispielsweise Excel gearbeitet. Hierbei wurden wichtige Informationen wie beispielsweise die Laufzeiten etc. in der Tabelle vermerkt, die dann als Basis für das Managen der Verträge genutzt wurde. Dieses Vorgehen kann jedoch erhebliche Probleme mit sich bringen. Durch die manuellen Arbeiten des Verantwortlichen können sich immer wieder Fehler in die Verwaltung einschleichen. Diese können ggf. beispielsweise bei einer automatischen Vertragsverlängerung für ein Unternehmen sehr kostspielig sein. Außerdem ist das Unternehmen meistens vom jeweiligen Mitarbeiter abhängig, weil nur dieser die erstellte Tabelle wirklich nachvollziehen kann. Die physische Aufbewahrung kann außerdem auch sehr problematisch sein. Bei der großen Anzahl an Verträgen kann es oft sein, dass Verträge nach dem Einsehen wieder falsch eingeordnet werden, wodurch das spätere Auffinden erschwert wird.

Eine Vertragsmanagement Software versucht den erläuterten Problemen entgegenzuwirken. Unternehmen können durch die Einführung einer Software zur Vertragsverwaltung viel Zeit und Kosten einsparen. Mithilfe der Software können alle Verträge an einem zentralen Ort abgespeichert werden. Es kann also eine unternehmensinterne Vertragsdatenbank erstellt werden. Die Softwarelösungen beinhalten außerdem Suchfunktionen mit denen Nutzer nach bestimmten Verträgen suchen können. Das Auffinden der jeweiligen Verträge wird hierdurch erheblich vereinfacht. Insgesamt kann mithilfe einer Vertragsmanagement Software folglich der gesamte Prozess der Vertragserstellung und die anschließende Verwaltung der Verträge abgedeckt werden.

2. Welche Funktionen hat eine Vertragsmanagement Software?

Je nach Anbieter unterscheidet sich der Funktionsumfang der Softwarelösungen. Als Käufer kann man deshalb schnell den Überblick verlieren. Um einen ersten Eindruck vom Funktionsumfang von Vertragsmanagement Software zu bekommen, sind im Folgenden ein paar wichtige Funktionen aufgeführt.

• Vertragserstellung: Mithilfe einer Software können Nutzer neue Verträge erstellen. Die Funktionen zur Erstellung von Verträgen sind in der Regel sehr benutzerfreundlich und übersichtlich gestaltet, weshalb die Erstellung der Dokumente sehr schnell erfolgen kann. Manche Softwarelösungen beinhalten beispielsweise Drag&Drop Funktionen mit denen wichtige vordefinierte Elemente zum jeweiligen Vertrag hinzugefügt werden können.
• Suchfunktion: Über die Zeit sammeln sich in einem Unternehmen eine sehr große Anzahl an Verträgen an. Das Wiederfinden eines bestimmten Vertrages kann sich deshalb als Problem darstellen. Mit einer Suchfunktion kann ein Nutzer beispielsweise nach einem bestimmten Keyword die Vertragsdatenbank durchsuchen. Durch eine solche Suchfunktion kann sehr viel Zeit eingespart werden.
• Vertragsbearbeitung: In der Vertragsmanagement Software können mehrere Mitarbeiter gemeinsam an Verträgen arbeiten. Hierdurch können Verträge sehr viel schneller erstellt werden. Nutzer können beispielsweise einem Vertrag Kommentare hinzufügen.
• Templates: In der Software können verschiedene Templates für die Erstellung von Verträgen hinterlegt werden. Hierbei handelt es sich um eine Vorlage, die immer wieder neu verwendet werden kann und sozusagen als Grundgerüst verstanden werden kann. Die jeweilige Vorlage ist dann entsprechend dem individuellen Vertrag anzupassen.
• Vertragsdatenbank: Durch die oben beschriebene Vertragsdatenbank können alle Verträge eines Unternehmens an einer zentralen Stelle abgespeichert werden. Die Verwaltung wird hierdurch vereinfacht und Verträge können nicht verloren gehen.
• Benachrichtigungen: Es können Nutzer bei bestimmten Anlässen benachrichtigt werden. Dies kann beispielsweise sein, wenn eine bestimmte Aufgabe bei der Vertragserstellung noch erledigt worden ist. Die entsprechende Person kann dann automatisch von der Software benachrichtigt werden.
• Analysen: Mithilfe einer Reportingfunktion können übersichtliche Berichte erstellt werden, die einen Überblick über alle Verträge geben. Beispielsweise können alle Verträge aufgeführt werden, die bald auslaufen.
• Integrationen: Durch Schnittstellen können Verbindungen zu anderen Softwarelösungen hergestellt werden. Dadurch kann beispielsweise die Vertragsmanagement Software mit einem bestehenden ERP-System im Unternehmen verknüpft werden.
• Genehmigungen: Oftmals müssen vor der Fertigstellung eines Vertrages noch verschiedene Genehmigungen eingeholt werden. Mithilfe einer Software können automatische Genehmigungsprozesse definiert werden.

3. Vertragslebenszyklus Management (CLM)

Hierbei handelt es sich um eine Ausprägung des klassischen Vertragsmanagements. Die Abkürzung CLM steht hierbei für Contract Lifecycle Management. Zusammenfassend handelt es sich hierbei um die Überwachung des gesamten Ablaufes von Vertragsprozessen. Mithilfe einer Softwarelösung kann die Überwachung der Vertragsinhalte automatisiert werden. Mithilfe der Software können die im jeweiligen Vertrag festgehaltenen Verpflichtungen, Aufgaben etc. kontrolliert werden. Durch die automatische Überwachung durch die Software können Ressourcen im Unternehmen gespart werden, weil die Überwachung durch einen Menschen sehr zeitintensiv und fehleranfällig ist.

4. Anwendungsbereiche

Aufgrund der zahlreichen Funktionen ist der Einsatz einer Vertragsmanagement Software grundsätzlich für jedes Unternehmen geeignet. Überall dort, wo eine große Anzahl an Verträgen zu verwalten ist, ist der Einsatz sinnvoll. Im Folgenden sind als Beispiel ein paar Bereiche aufgeführt, in denen der Einsatz eines Softwareprogramms aufgrund der hohen Anzahl an Verträgen besonders geeignet ist.

Immobilienbranche
In der Immobilienbranche ist das Abschließen von Verträgen ein täglicher Vorgang. Wenn diese Dokumente anschließend alle in Papierform gesichert werden, kann man als Unternehmen schnell den Überblick verlieren. Durch den Einsatz einer Vertragsmanagement Software können alle Verträge zentral abgespeichert werden. Dadurch entsteht weniger Papierkram und das Auffinden von bestimmten Verträgen fällt den Mitarbeitern deutlich einfacher.

Baubranche
Auch in der Baubranche spielen Verträge eine wichtige Rolle. Die Verträge sind hierbei meist sehr kompliziert und beinhalten verschiedene Fristen und Klauseln. Der Einsatz einer passenden Softwarelösung ist für Bauunternehmen deshalb besonders interessant, weil mithilfe des CLM beispielsweise Benachrichtigungen bezüglich der Einhaltung von Fristen verschickt werden können.

Geistiges Eigentum
Im Bereich des geistigen Eigentums sind die Verträge oftmals sehr komplex und aufwendig. Das Erstellen und Aktualisieren solcher Verträge ist deshalb in der Praxis meistens mit sehr viel Aufwand verbunden. Durch den Einsatz einer Vertragsmanagement Software kann die Erstellung und Aktualisierung durch die verschiedenen Funktionen zur Bearbeitung der Verträge erleichtert werden.

B2B
Allgemein spielen im B2B Bereich Verträge eine zentrale Rolle. Unternehmen, die über ein großes B2B Geschäft verfügen, haben ein besonders großes Bedürfnis zur Verwaltung des großen Vertragsaufkommens. Mithilfe einer passenden Softwarelösung kann die Verwaltung deutlich einfacher erfolgen und nimmt damit weniger Unternehmensressourcen in Anspruch.

5. Zu beachtende Punkte vor der Einführung einer Vertragsmanagement Software

Nach dem Kauf einer Software erfolgt die anschließende Implementierung in das eigene Unternehmen. Dieser Prozess kann sich manchmal genauso kompliziert gestalten wie der Prozess der Softwareauswahl. Einer der wesentlichen Punkte, die vor der Einführung zu klären ist, ist wie der aktuelle Prozess der Vertragsverwaltung aussieht. Darauf aufbauend kann dann die Implementierung der Software erfolgen und entsprechend dem aktuellen Prozess angepasst werden. Es kann auch möglich sein, dass im Zuge der Prozessanalyse festgestellt wird, dass manche Prozesse neu zu gestalten sind. Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Durchführen von Schulungen. Damit alle Vorteile einer Vertragsmanagement Software genutzt werden können, ist es entscheidend, dass die Mitarbeiter im Umgang mit der Software trainiert werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Software auch optimal genutzt wird. Im Zuge der Einführung der Software sollten auch bestimmte Rollen festgelegt werden. So sind beispielsweise Administratoren der Software zu bestimmten, die sich um die Verwaltungsarbeiten etc. kümmern.

6. Software-as-a-Service oder On-Premises?

7. Aktuelle Trends

Wie in jeder anderen Softwarebranche ist auch der Bereich der Vertragsmanagement Software aktuell aufgrund der schnellen technologischen Entwicklungen großen Veränderungen unterworfen. In der Zukunft werden diese Veränderungen wohl noch schneller ablaufen. Im Folgenden sind zwei interessante Themen aufgeführt, die für die Verwaltung von Verträgen in der Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen werden.

Smart Contracts - Dieser Trend baut auf der Blockchain Technologie auf. Mithilfe der Blockchain Technologie werden frühere Daten und Transaktionen abgespeichert und sind hierbei fälschungssicher. Bei Smart Contracts ist der entscheidende Punkt, dass bestimmte im Vertrag festgelegte Handlungen automatisch ausgeführt werden. Dies kann beispielsweise das Bezahlen einer Rechnung nach erfolgreicher Erfüllung einer Leistung sein. Die Software erkennt, dass die jeweilige Leistung ausgeführt wurde und nimmt dann automatisch eine Überweisung vor.

Künstliche Intelligenz - In der Zukunft kann KI insbesondere bei der Erstellung von Verträgen eingesetzt werden. Mithilfe der Technologie können Verträge analysiert werden und Verbesserungsvorschläge bezüglich der Formulierungen und Vertragsklauseln ermittelt werden. Insgesamt kann somit der Prozess der Vertragserstellung vereinfacht werden und die allgemeine Qualität der Verträge verbessert werden.