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Im Kern handelt es sich bei Personalinformationssystemen um computergestützte Informationssysteme, welche bei der Verwaltung von Personalinformationen in einem Unternehmen unterstützen. Dafür beinhaltet ein Personalinformationssystem (Abkürzung: PIS) verschiedene Funktionen, die das Erfassen, Speichern, Bearbeiten und Verwalten von Informationen im Zusammenhang mit dem Personal eines Unternehmens ermöglichen. Ein Personalinformationssystem kann somit als eine Art Datenbank für Mitarbeiterinformationen verstanden werden. In dieser sind verschiedene relevante Daten wie Name, Adresse, Kontoinformationen, Gehaltsdaten, Mitarbeiterbewertungen usw. der Mitarbeiter abgespeichert. Welche Informationen im Detail abgespeichert werden, kann jedes Unternehmen individuell festlegen. Die entsprechenden Daten können anschließend für Analysen oder weitere Prozesse oder von anderen Softwareprogrammen genutzt werden. Im Englischen werden Personalinformationssysteme als Human Resources Informations Systems (HRIS) bezeichnet. Diese Bezeichnung kommt zu Teilen auch in Deutschland zur Anwendung.
Ein wichtiger Vorteil eines Personalinformationssystems ist, dass alle relevanten Daten an einer zentralen Stelle abgespeichert werden. Dadurch wird es möglich, dass im Unternehmen eine einheitliche Datenbasis vorliegt. Insbesondere für große Unternehmen ist der Einsatz einer entsprechenden Softwarelösung sinnvoll. Je mehr Arbeitnehmer im Unternehmen sind, desto schwieriger wird auch die Verwaltung. Durch das Abspeichern aller Daten im PIS wird die Verwaltung deutlich vereinfacht.
Bei einem Personalinformationssystem werden alle Daten in digitaler Form abgespeichert. Dadurch kann der Papieraufwand in einem Unternehmen stark reduziert werden. Es müssen nicht mehr physische Akten angelegt werden, sondern alle Informationen werden zentral in der Software hinterlegt.
Ein weiterer interessanter Aspekt ist, dass manche Softwarelösungen über eine Self-Service Funktion verfügen. Im Laufe der Zeit kommt es immer dazu, dass sich beispielsweise die Mitarbeiterstammdaten ändern. Normalerweise müsste ein Mitarbeiter sich nun an die Personalabteilung wenden, um dort eine Änderung der Daten zu beantragen. Durch eine Self-Service Funktion hat ein Mitarbeiter jedoch die Möglichkeit selbst aktiv die eigenen Stammdaten zu verwalten. Dadurch kann er selbst die entsprechenden Daten ändern. Hierdurch wird die Personalabteilung im Unternehmen entlastet.
Mit einem Personalinformationssystem geht auch der Vorteil einher, dass hierdurch bessere Analysen durchgeführt werden. Durch das PIS werden alle relevanten Daten an einer zentralen Stelle bereinigt abgespeichert. Diese Datenbasis lässt sich anschließend hervorragend zur Durchführung von Analysen nutzen. Beispielsweise kann festgestellt werden, wie alt die Arbeitnehmer im Durchschnitt sind oder wie viel Tage im Jahr die Arbeitnehmer durchschnittlich krank sind.
Wie bereits angesprochen, wird der Einsatz eines Personalinformationssystems mit steigender Mitarbeiteranzahl immer interessanter. Eine manuelle Verwaltung der Mitarbeiterinformationen ist ab einer bestimmten Größe schlichtweg nicht mehr leistbar. Wenn die Entscheidung gefallen ist, ein PIS zu erwerben, steht ein Unternehmen vor der Frage, welche Softwarelösung die richtige ist. Das Angebot ist hierbei sehr vielfältig, so dass die Auswahl oftmals schwer fällt.
Ein wichtiger Aspekt bei der Softwareauswahl ist die Fähigkeit zur Integration mit anderen Softwaresystemen. Besteht bereits eine intakte IT-Infrastruktur im Unternehmen, ist es entscheidend, dass sichergestellt wird, dass eine Implementierung des Personalinformationssystems möglich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass ein effizienter Datenaustausch zwischen den Softwarelösungen möglich ist.
Zusatzmodule spielen bei der Softwareauswahl auch eine wichtige Rolle. Zu Beginn kann es sein, dass Sie nur an einem reinen Personalinformationssystem interessiert sind. Wächst das Unternehmen, kann es jedoch sein, dass weitere Funktionen benötigt werden. Bei der Auswahl des Personalinformationssystems sollte deshalb darauf geachtet werden, welche Zusatzmodule der Softwarehersteller anbietet. Bei Bedarf kann der Funktionsumfang der Software dann erweitert werden.