Überblick Digitale Signatur Software
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Digitale Signatur Software?
- Vorteile
- Wichtige Funktionen
- Wer nutzt eine Software für Digitale Signaturen?
- Aktuelle Trends
Was ist eine Digitale Signatur Software?
Eine digitale Signatur kann als modernes Pendant zur klassischen handschriftlichen Unterschrift gesehen werden, die normalerweise für einen Identitätsnachweis oder Zustimmung bei einem Dokument benötigt wird. Mithilfe einer passenden Softwarelösung können Nutzer eben solche digitalen Signaturen erstellen und diese einem Dokument beifügen. Dadurch kann verhindert werden, dass Dokumente umständlich jedes Mal handschriftlich unterzeichnet werden müssen. Die Möglichkeit digitale Signaturen zu erstellen, unterstützt Unternehmen dabei die Arbeitsabläufe im Unternehmen zu beschleunigen. Die Vorbereitung, Übermittlung, Unterzeichnung usw. von Dokumenten kann durch den Einsatz der Software deutlich schneller erfolgen.
Vorteile
Der Einsatz einer Digitalen Signatur Software muss sich für ein Unternehmen lohnen und im Vergleich zu den Kosten ein gutes Investment darstellen. Im Folgenden sind deshalb ein paar wesentliche Vorteile aufgeführt, die für den Einsatz einer Softwarelösung im Unternehmen sprechen.
- Effizienter Arbeitsablauf: Wenn ein Dokument von mehreren Personen unterschrieben werden muss, stellt es in der Regel eine große Herausforderung dar in kurzer Zeit alle benötigten Unterschriften einzuholen. Das Dokument muss häufig von einem Unterzeichner zum nächsten weitergeleitet werden, weshalb der Prozess so lange dauern kann. Mithilfe einer passenden Softwarelösungen können bestimmte Workflows definiert werden, die dabei unterstützen möglichst schnell und unkompliziert alle benötigten Unterschriften einzuholen. So ist es beispielsweise möglich, dass mehrere Personen ohne bestimmte Reihenfolge gleichzeitig eine Unterschrift zum Dokument hinzufügen können.
- Einhaltung von Standards: In jedem Unternehmen gibt es verschiedene Standards nach denen sich bei der Erstellung von Dokumenten zu richten ist. Müssen viele Dokumente erstellt werden, kann es passieren, dass einem Mitarbeiter der ein oder andere Fehler unterläuft. Eine Digitale Signatur Software unterstützt Nutzer durch den automatischen Workflow dabei, dass alle Standards im Unternehmen eingehalten werden.
- Weniger Papierkram: Aufgrund aller bürokratischen Vorgaben ist das Papieraufkommen heutzutage in Deutschland immer noch enorm groß. Obwohl die Digitalisierung in manchen Branchen bereits fortgeschritten ist, werden immer noch nicht alle Möglichkeiten genutzt. Durch eine digitale Signatur kann der Papierkram in einem Unternehmen jedoch reduziert werden und somit ein Beitrag zur Digitalisierung geleistet werden.
Welche Funktionen hat eine Digitale Signatur Software?
Der Funktionsumfang der verschiedenen Softwarelösungen kann stark variieren. Jedoch gibt es auch ein paar Funktionen, die in den meisten Softwareprodukten enthalten sind. Um Käufern einen ersten Überblick über den potenziellen Funktionsumfang zu geben, sind diese im Folgenden aufgeführt.
- Signaturerstellung - Dies ist eine der wichtigsten Funktionen. Mithilfe der passenden Softwarelösung können Nutzer Dokumente importieren und diese anschließend signieren.
- Audit - Bei vielen Dokumenten ist es notwendig, dass verschiedene Personen eine Unterschrift leisten. Durch eine Audit-Funktion können die Signaturverläufe von Dokumenten im Nachhinein zurückverfolgt werden.
- Mobile Funktion - In der heutigen Arbeitswelt sind viele Arbeitnehmer nicht mehr die ganze Arbeitszeit im Büro. Moderne Softwarelösungen erlauben es deshalb auch von unterwegs eine digitale Signatur zu erstellen.
- Erinnerungsfunktion - Bei der Vielzahl an Dokumenten in einem Unternehmen kann man schnell den Überblick verlieren. Durch Erinnerungen werden Nutzer automatisch daran erinnert bis zu welchem Zeitpunkt welche Dokumente zu unterschreiben sind.
- Authentifizierung - Durch eine Funktion zur Authentifizierung kann die Identität des Unterzeichners verifiziert werden. Dies kann beispielsweise per E-Mail oder SMS erfolgen.
- Compliance - Das Unterzeichnen von Dokumenten muss entsprechend den Compliance Vorgaben im Unternehmen erfolgen. Mithilfe einer Softwarelösung kann sichergestellt werden, dass Richtlinie, Gesetze, etc. eingehalten werden.
- Fortschrittsüberwachung - Mithilfe dieser Funktion kann ein Nutzer den aktuellen Status eines Dokuments prüfen. Dadurch kann festgestellt werden, wer das Dokument bereits unterzeichnet hat und wer noch nicht.
- Integration - Viele Digitale Signatur Softwareprogramme verfügen über Schnittstellen zu anderen Softwareprogrammen. Dadurch lässt sich die Software in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren.
- Massenversand - Durch diese Funktion können Nutzer ein Dokument an eine Vielzahl an Personen verschicken, die das entsprechende Dokument unterzeichnen müssen.
Wer nutzt eine Software für Digitale Signaturen?
Aufgrund der erläuterten Vorteile sind Digitale Signatur Softwarelösungen in einer Vielzahl an Branchen im Einsatz. Dies sind beispielsweise das Gesundheitswesen, die Immobilienbranche, das Baugewerbe, Versicherungsbranche und noch viele mehr. Auch im Bereich Human Resources kann eine Softwarelösung zum Einsatz kommen. Hierdurch kann beispielsweise der gesamte Rekrutierungs- und Onboarding-Prozess digitalisiert werden. Durch das Einbinden einer Funktion zur Erstellung von digitalen Signaturen können die Arbeitsschritte im HR Bereich deutlich effizienter gestaltet werden. Beispielsweise können Verträgen digitale Signaturen beigefügt werden, wodurch manuelle Arbeitsschritte wie das Ausdrucken und anschließende handschriftliche Unterschreiben wegfallen.
Aktuelle Trends
Wie in anderen Softwarekategorien auch, gibt es auch im Bereich Software für Digitale Signaturen aktuell aufgrund der technischen Weiterentwicklungen viele Veränderungen. Zwei wesentliche Themen sind im Folgenden aufgeführt.
Das Thema Blockchain ist eines der wohl meistdiskutiertesten Themen im Bereich Technologie. Einer der wesentlichen Vorteile der Blockchain-Technology ist die Fälschungssicherheit. Dieser Aspekt ist selbstverständlich im Bereich der Signaturerstellung sehr wichtig. Die Entwicklungen im Bereich Blockchain werden sich deshalb langfristig auf Softwarelösungen für digitale Signaturen auswirken.
Auch das Thema Wearable Technology wirkt sich zunehmend auf den Bereich Software für Digitale Signaturen aus. Auch hier spielt der Aspekt der Sicherheit eine wesentliche Rolle. Um Betrugsfällen vorzubeugen können Wearables eingesetzt werden. Beispielsweise können diese zur Authentifizierung genutzt werden, wodurch die Wahrscheinlichkeit eines Betruges minimiert werden kann.
