Wenn man die Entscheidung getroffen hat, im Unternehmen eine neue Software zur Zeiterfassung zu nutzen, steht der Prozess der Softwareauswahl als Nächstes an. Die richtige Software zu finden ist ein komplexes Unterfangen, da viele individuelle Faktoren zu berücksichtigen sind. Hierzu gehört beispielsweise die Größe des Unternehmens, die vorliegende IT-Infrastruktur sowie die allgemeinen Anforderungen an die Software.
Ein entscheidender Aspekt bei der Softwareauswahl kann jedoch vorgezogen werden. Es geht hierbei um die Frage, ob eine Zeiterfassung Software gekauft oder gemietet werden soll. Diese Fragestellung hat erst in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen.
Bisher war der „Normalfall“, dass ein Unternehmen bei einem Softwarehersteller Lizenzen erworben hat und die Software anschließend grundsätzlich für einen unbegrenzten Zeitraum nutzen konnte. Um die Bereitstellung der Infrastruktur und das Hosting musste der Kunde sich selbst kümmern. Diese Form der Bereitstellung wird auch als „On-Premises“ bezeichnet.
In den letzten Jahren hat nun das Cloud Computing enorm an Beliebtheit gewonnen. Hierbei wird zusammenfassend eine IT-Infrastruktur online bereitgestellt. Softwarehersteller haben sich diese Möglichkeiten zunutze gemacht und angefangen immer mehr Softwareprodukte als Cloud bzw. Software-as-a-Service Lösung anzubieten. Bei diesem Konzept mietet der Kunde die Software lediglich und kann diese online nutzen. Ein lokales Hosting der Zeiterfassung Software ist nicht mehr notwendig, da der Softwarehersteller sich darum kümmert.
Beide Optionen haben jeweils Vor- und Nachteile, die wir im Folgenden kurz erläutern möchten.
Vorteil der Mietoption ist u.a., dass es zu keiner hohen Anfangsinvestition kommt. Es müssen eben keine Lizenzen erworben werden, sondern es fallen lediglich die monatlichen Mietzahlungen an. Dies schont die Liquidität des Unternehmens und das Geld kann für andere Investitionen genutzt werden.
Ein Nachteil der Mietoption ist hingegen, dass die Software nur eingeschränkt individualisiert werden kann. Zeiterfassungsprogramme zur Miete sind standardisierte Softwareanwendungen. Die Softwareprodukte können zwar leicht angepasst werden, dies ist jedoch nur zu gewissen Teilen möglich.
Entscheidet man sich für den Kauf einer Software zur Arbeitszeiterfassung hat dies den Vorteil, dass man die Software auf den eigenen Servern hosten kann und damit auch die volle Kontrolle über die Daten behält. Für viele Unternehmen ist dies ein wichtiger Faktor, da Daten nicht auf fremden Servern gehostet werden sollen.
Der Kauf der Softwarelizenzen für eine Zeiterfassung Software führt jedoch auch zu einem hohen Mittelabfluss. Darüber hinaus muss der Kunde sich anschließend selbst um das Hosting kümmern. Dies ist mit viel Aufwand verbunden und kann sehr kostspielig sein.
Als Fazit lässt sich festhalten, dass beide Optionen ihre Vor- und Nachteile haben. Es ist bei jedem Unternehmen individuell zu ermitteln, ob der Kauf oder die Miete einer Zeiterfassung Software die bessere Variante darstellt.