Völlig unabhängig davon, in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist, hat das Thema Arbeitszeiterfassung schon immer eine wichtige Rolle gespielt. Früher waren Stundenzettel in Papierform eine beliebte Methode, um Arbeitszeiten strukturiert zu erfassen. Durch die Digitalisierung und die steigende Beliebtheit von Zeiterfassungsprogrammen, haben sich jedoch digitale Stundenzettel als hervorragende Alternative etabliert.
Hinsichtlich der Grundlogik unterscheidet ein digitaler Stundenzettel sich nicht von einem „klassischen“ Stundenzettel. Auf dem Stundenzettel können Mitarbeiter die geleisteten Arbeitsstunden für jeden Tag erfassen. Dabei kann zusätzlich zur reinen Zeiterfassung auch angegeben werden, welche Tätigkeiten durchgeführt wurden und für welchen Auftrag. Bei einem digitalen Stundenzettel erfolgt die gesamte Abwicklung komplett ohne Papierkram und die erfassten Daten können automatisiert ins Büro übermittelt werden.
Digitale Stundenzettel werden als Bestandteil von Zeiterfassungsprogrammen angeboten. Diese Softwarelösungen bündeln alle Tätigkeiten rund um das Thema Arbeitszeiterfassung in einer einheitlichen Software. Die Daten aus dem digitalen Stundenzettel werden direkt in die Software übernommen.
Der genaue Ablauf ist immer individuell und unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. Grundsätzlich zeichnen sich digitale Stundenzettel jedoch dadurch aus, dass die Zeiterfassung sehr einfach und intuitiv gestaltet ist. Mitarbeiter können die Zeiten entweder in einem Webbrowser oder ggf. auch per App erfassen. Hierbei wird angegeben, für welchen Zeitraum welche Tätigkeiten durchgeführt wurden.
Weniger Papierkram – Die Arbeitszeiterfassung per digitalem Stundenzettel erfolgt komplett digital, dadurch fällt weniger Papier an.
Kostenersparnis – Der gesamte Prozess der Zeiterfassung kann schneller abgewickelt werden. Unnötige Arbeitsschritte lassen sich vermeiden.
Weniger Fehler – Die Fehleranfälligkeit von digitalen Stundenzettel ist deutlich geringer, da Arbeitszeiten nicht mehr abgetippt werden müssen, sondern automatisch an die Software übermittelt werden.
Flexibilität - Durch die Möglichkeit, Arbeitszeiten einfach von jedem Ort aus zu erfassen, eignen sich digitale Stundenzettel für alle Mitarbeitergruppen. Arbeitszeiten können ortsunabhängig im Büro, Homeoffice oder beim Kunden vor Ort erfasst werden.
Transparenz – Für alle Beteiligten erhöht sich durch den Einsatz von digitalen Stundenzetteln die Transparenz und Übersichtlichkeit. Mitarbeiter können auch im Nachgang nachvollziehen, welche Arbeitsstunden an welchen Tagen erfasst wurden.