Die richtige Erfassung von Arbeitszeiten ist für Unternehmen jeder Größe wichtig und ggf. sogar verpflichtend. Gemäß dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) vom 14. Mai 2019 sind Arbeitgeber in der Zukunft dazu verpflichtet, dass die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer systematisch erfasst werden. Aber nicht nur im Hinblick auf die gesetzlichen Pflichten ist eine strukturierte Arbeitszeiterfassung sinnvoll. Durch eine korrekte Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden können beispielsweise bessere Abrechnungen erstellt werden. Gegenüber Kunden kann die Transparenz hierdurch erhöht werden. Auch die Produktivität und die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Projekten kann verbessert werden, weil die geleistete Arbeitszeit strukturiert erfasst und anschließend analysiert werden kann.
Früher war die Arbeitszeiterfassung sehr aufwendig und Mitarbeiter mussten manuell per Stift und Papier die eigenen Zeiten eintragen. Mittlerweile vereinfachen Softwareanwendungen die Zeiterfassung enorm. Die Nutzung von Smartphones und Tablets hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Apps spielen im alltäglichen Gebrauch eine immer größere Rolle. Auch in der Unternehmenswelt finden die Anwendungen eine zunehmende Akzeptanz. Viele Softwarehersteller haben diesen Trend erkennt und für die eigenen Zeiterfassungsprogramme Apps entwickelt. Diese ermöglichen es dem Benutzer, ganz flexibel per Smartphone die geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen. Eine mobile Zeiterfassung wird durch den Einsatz von Apps stark vereinfacht.
Bei Apps zur Zeiterfassung kann grundsätzlich zwischen Native Apps und Web Apps unterschieden werden. Eine native App wird lokal auf einem Smartphone oder Tablet installiert, wohingegen eine Web App ganz normal mithilfe eines Webbrowsers verwendet werden kann. Eine Web App wird folglich nicht auf dem Gerät des Endnutzers installiert und kann damit unabhängig vom Betriebssystem (iOS, Android, Windows) genutzt werden. Möchte ein Unternehmen native Apps einsetzen, ist zu prüfen mit welchem Betriebssystemen die App kompatibel ist. In der Regel bieten die Softwarehersteller jedoch eine App zur Zeiterfassung an, die mit den Betriebssystemen iOS von Apple und Android von Google kompatibel sind. In den meisten Fällen verwenden die mobilen Geräte der Mitarbeiter in einem Unternehmen eines der beiden Betriebssysteme. Da die native App lokal installiert wird, können Mitarbeiter i.d.R. die Arbeitszeit auch offline eintragen. Bei einer Web App ist die Erfassung der Arbeitszeit jedoch nur online möglich.
Mithilfe von Zeiterfassung Apps haben Mitarbeiter die Möglichkeit, die geleistete Arbeitszeit detailliert zu erfassen. So lassen sich die Arbeitsstunden beispielsweise jeweils bestimmten Tätigkeiten und Kunden zuordnen. Die Apps können auch als digitale Stempeluhr verwendet werden. Die Bedienung ist hierbei sehr simpel und die Arbeitszeit der Mitarbeiter wird automatisch erfasst. Arbeitnehmer können mit der digitalen Stechuhr auch Pausen ganz einfach eintragen. Zusätzlich zur App für Smartphones und Tablets bieten viele Hersteller auch eine App für Desktop PCs an. Diese können Mitarbeiter auf dem eigenen Desktop installieren und u.a. als digitale Stempeluhr verwenden.
Insbesondere bei Unternehmen mit einem hohen Anteil an Mitarbeitern im Außendienst ist der Einsatz einer Zeiterfassungssoftware mit zugehöriger App sinnvoll. Da Mitarbeiter in den meisten Fällen immer ein Smartphone bei sich führen, stellt das mobile Erfassen von Arbeitszeiten mithilfe einer App den einfachsten Weg dar. Die Außendienstmitarbeiter können die geleisteten Arbeitsstunden direkt in die App eintragen und die Daten werden automatisch an die Zeiterfassungssoftware übermittelt. Unnötiger Papierkram und Aufwand kann hierdurch vermieden werden.
Besonders häufig kommen Apps zur Zeiterfassung in den Bereichen Bau, Handwerk, Gastronomie, Gebäudereinigung etc. zum Einsatz. Von Selbstständigen und Freiberuflern werden die Anwendungen aufgrund der hohen Flexibilität und mobilen Nutzungsmöglichkeit auch häufig verwendet. Auch im Bereich Projektarbeit macht der Einsatz von Apps viel Sinn, da die Mitarbeiter häufig vor Ort beim Kunden sind. Aufgrund der einfachen, flexiblen und intuitiven Nutzbarkeit macht der Einsatz auch für Mitarbeiter, die „normal“ im Büro arbeiten, Sinn.