Lästige Büroarbeit fällt leider auch bei jedem Malerbetrieb an. So gerne man es sich wünscht, an dieser Aufgabe kommt man leider nicht vor.
Bei kleinen Betrieben muss häufig der Eigentümer diese Aufgaben erledigen, weil es sich nicht lohnen würde hierfür einen neuen Mitarbeiter einzustellen.
Umso wichtiger ist es deshalb, dass der Zeitaufwand für die Arbeitszeit möglichst minimiert werden kann. Jede Stunde die mit
Verwaltungsarbeiten vergeudet wird, ist gleichbedeutend mit weniger Zeit beim Kunden und somit mit weniger Umsatz.
Aktuell gibt es auch noch im Jahr 2024 viele Maler, die für Verwaltungsarbeiten auf Programme wie Word oder Excel zurückgreifen.
Das Erstellen von Dokumenten dauert dadurch unnötig lange. Um die Tätigkeiten effizienter abarbeiten zu können, kann man jedoch auch auf Rechnungsprogramme
für Maler zurückgreifen.
Im Wesentlichen handelt es sich bei einem Rechnungsprogramm für Maler um ein Softwareprodukt, welches Malerbetriebe bei der Bearbeitung aller wesentlichen Arbeitsschritte im Büro unterstützt. Im Kern sind dies u.a. das Erstellen von Rechnungen und Angeboten, Dokumentenverwaltung, Kundenverwaltung und Mahnwesen. Darüber hinaus gibt es noch weitere Funktionen, die in einem guten Rechnungsprogramm enthalten sind. Im Zusammenhang mit dem Rechnungsprogrammen für Maler wird auch oft der Begriff Malersoftware angesprochen. Auch hier handelt es sich um ein Softwareprodukt, jedoch sind die beiden Begriffe abzugrenzen. Eine Malersoftware kann als umfangreichere Softwarelösung verstanden werden, die über einen noch größeren Funktionsumfang verfügt. Dies können beispielsweise Funktionen zur Dokumentation von Baustellen, Arbeitszeiterfassung oder Auftragsplanung sein.
Man ist sich nie zu 100% sicher, ob man nun als Maler die Investition in ein Rechnungsprogramm wagen soll oder nicht. Im Endeffekt sind hierbei die Kosten sowie der Nutzen die relevanten Entscheidungsfaktoren. Der wesentliche Nutzen eines Rechnungsprogramms ist die effizientere Abwicklung der Büroarbeiten. Dadurch fallen im Betrieb weniger Kosten an. Vergleicht man die Kosteneinsparungen mit den aktuellen Preise von Rechnungsprogrammen für Maler, dann hat man die Investitionssumme schnell wieder hereingeholt. Insgesamt kann man bereits für wenig Geld professionelle Rechnungsprogramme erwerben und kann durch den Einsatz im Malerbetrieb deutlich an Kosten sparen. Günstige Rechnungsprogramme sind bereits ab ca. 10 bis 15 Euro pro Monat verfügbar.
Früher war es die Regel, dass man als Käufer eine Lizenz für ein Softwareprodukt erworben hat und das Programm anschließend auf dem eigenen Rechner installiert hat. In den letzten Jahren hat sich die Cloud-Technologie enorm weiterentwickelt und zunehmend an Akzeptanz gewonnen. Bei einem Rechnungsprogramm in der Cloud erfolgt die Nutzung über das Internet. Als Maler besucht man für die Nutzung des Programms eine Webseite und gibt dort seine individuellen Login-Daten an. Anschließend kann man das Rechnungsprogramm im Webbrowser verwenden. Positiv ist, dass man als Maler von jedem Gerät das Programm nutzen kann. Negativ ist, dass man für die Nutzung immer eine Internetverbindung benötigt. Bei der Nutzung des Rechnungsprogramms über das Internet fallen für den Malerbetrieb monatliche Kosten an, die sich in der Regel nach der Anzahl der Nutzer richten. Man spricht in diesem Fall auch von Software-as-a-Service, weil das Rechnungsprogramm nicht gekauft, sondern gemietet wird. Welche Variante für ein Maler- und Lackierunternehmen besser geeignet ist, muss individuell bestimmt werden und hängt von individuellen Anforderungen ab.
Für Malerunternehmen, die auf der Suche nach einer neuen Software sind, können die folgenden Softwarekategorien interessant sein.
Malerprogramme – Hierbei handelt es sich um umfassende Softwareprodukte, die speziell für Maler- und Lackierbetriebe geeignet sind. Diese decken alle wesentlichen Bereiche eines Malerbetriebes ab. Von der Buchhaltung über die Personalplanung bis zur Terminverwaltung. Auch Funktionen zur Erstellung von Rechnungen und Angeboten sind Bestandteil der Software.
Rechnungsprogramme – Alternativ kann auch ein allgemeines Rechnungsprogramm genutzt werden. Diese Softwarelösungen haben sich auf die Funktionen zur Angebots- und Rechnungserstellung spezialisiert und verfügen in der Regel über keine weiteren Programme.