Handwerkersoftware für Kleinbetriebe

Für kleine Handwerksbetriebe kann sich die Softwareauswahl oftmals schwierig gestalten. Das Angebot an verfügbaren Softwareprodukten ist groß und nur schwer zu überblicken. Vielen Kleinbetrieben fällt es deshalb schwer eine passende Software zu finden. Für kleine Handwerksbetriebe bieten moderne Handwerkerprogramme große Möglichkeiten, den eigenen Betrieb schlanker und effizienter aufzustellen. Durch Automatisierungsmöglichkeiten lassen sich viele Büroarbeiten, die bisher mit Office-Programmen wie Word oder Excel erledigt werden, automatisieren.

Für kleine Handwerksbetriebe kann sich die Softwareauswahl oftmals schwierig gestalten. Das Angebot an verfügbaren Softwareprodukten ist groß und nur schwer zu überblicken. Vielen Kleinbetrieben fällt es deshalb schwer, die richtige Software zu finden. Handwerkerprogramme bieten jedoch ein großes Potenzial und ermöglichen es, einen Betrieb effizient aufzustellen. Durch Automatisierungen lassen sich beispielsweise viele Arbeiten deutlich produktiver erledigen. Unternehmen haben somit mehr Zeit, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

Was ist eine Handwerkersoftware für Kleinbetriebe?

Es handelt sich hierbei zusammenfassend um Softwareprodukte, die für den Einsatz in kleinen Handwerkerbetrieben geeignet sind und bei der täglichen Arbeit unterstützen. Die Programme verfügen hierfür über verschiedene Funktionen und Features. Aus dem Unternehmensalltag sind Softwarelösungen heutzutage kaum mehr wegzudenken. Dies gilt auch für kleine Handwerksunternehmen, bei denen das Digitalisierungspotenzial häufig besonders groß ist. Eine Handwerkersoftware stellt hierfür das ideale Tool zur Umsetzung dar.

Funktionen einer Handwerkersoftware für kleine Handwerksbetriebe

Die Auswahl der richtigen Handwerkersoftware hängt immer von verschiedenen Faktoren ab, die individuell für jeden Betrieb zu bestimmen sind. Dennoch gibt es ein paar grundlegende Funktionen, die insbesondere für kleine Handwerksbetriebe relevant sind.

• Angebots- und Rechnungserstellung: Die Fähigkeit, schnell und einfach Angebote zu erstellen und in Rechnungen umzuwandeln, ist essentiell. Handwerkerprogramme beinhalten Templates bzw. Vorlagen, die für die Erstellung der Dokumente genutzt werden können.
• Kundenmanagement: Ein weiteres entscheidendes Feature ist die Kundenverwaltung. Mit dieser Funktion lassen sich alle Kundendaten zentral und sicher speichern. Die Daten können anschließend immer wieder für andere Arbeitsschritte (z.B. Kommunikation) genutzt werden.
• Zeiterfassung:Wenn in einem kleinen Handwerksbetrieb Mitarbeiter beschäftigt werden, stellt eine Funktion für die Arbeitszeiterfassung ein weiteres nützliches Feature dar. Hiermit können die Mitarbeiter direkt in der Software die geleisteten Arbeitsstunden digital erfassen. Auch eine Zuordnung zu bestimmten Aufträgen oder Projekten ist möglich. Stundenzettel in Papierform gehören damit der Vergangenheit an.
• Auftragsdokumentation: Moderne Handwerkerprogramme ermöglichen es, mithilfe der Software den Baustellenfortschritt digital zu dokumentieren. In der Software lassen sich einzelne Aufträge anlegen und Tätigkeiten, Notizen, Fotos und weitere Informationen hinzufügen. So kann auch im Nachgang nachvollzogen werden, wie die Auftragsabwicklung aussah. Häufig wird in diesem Zusammenhang von einer digitalen Bauakte gesprochen.
• App: Viele Hersteller von Handwerkerprogrammen haben ihr Angebot in den letzten Jahren stetig erweitert und bieten mittlerweile häufig zusätzlich zur Handwerkersoftware eine integrierte App an. Mit dieser App können Mitarbeiter auch mobil jederzeit mit einem Smartphone oder Tablet auf die Software zugreifen und den vollen Funktionsumfang nutzen.

Kosten einer Handwerkersoftware für Kleinbetriebe

Bei der Softwareauswahl spielen die Kosten selbstverständlich eine entscheidende Rolle. Insbesondere kleinen Unternehmen steht lediglich ein begrenztes Budget für ein neues Softwareprogramm zur Verfügung. Möchte man die Kosten der am Markt verfügbaren Softwareprogramme miteinander vergleichen, wird jedoch schnell ersichtlich, dass dies nicht so einfach ist. Aufgrund des unterschiedlichen Aufbaus der Preisgestaltung sind die Softwarelösungen nur eingeschränkt miteinander vergleichbar.

Grundsätzlich hat ein Handwerksbetrieb bei der Softwareauswahl die Wahl zwischen einer Handwerkersoftware zum Kauf oder zur Miete. Entscheidet sich ein Handwerker für den Kauf einer Software, zahlt dieser einen einmaligen Kaufpreis für die Handwerkersoftware. Anschließend kann er die Software im Unternehmen einsetzen. Bei Softwareprogrammen für kleinere Betriebe starten die Preise für schlanke Softwareanwendungen bei ca. 250 bis 350 Euro. Zu beachten ist jedoch auch, dass zusätzliche Kosten für zukünftige Updates oder Wartungen anfallen können.

Bei der Mietoption wird kein einmaliger Kaufpreis zu Beginn fällig, sondern der Handwerksbetrieb zahlt eine regelmäßige monatliche Miete an den Softwarehersteller. Für kleine Handwerksunternehmen hat dies den Vorteil, dass bei dieser Option die Liquidität geschont wird und sich die Kosten auf die Laufzeit der Nutzung verteilen. Hier starten die Preise bei günstigen Handwerkerprogrammen bei ca. 25-35 Euro pro Monat.

Wofür braucht ein kleiner Handwerksbetrieb eine neue Software?

Effizienzsteigerungen: Ein zentraler Vorteil eines neuen Handwerkerprogramms ist, dass ein Handwerksbetrieb durch den Einsatz der richtigen Software die allgemeine Effizienz verbessern kann. Viele Aufgaben und Prozesse lassen sich durch die Digitalisierung automatisieren und damit schneller abwickeln. Handwerker sparen dadurch Zeit und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Auch im Hinblick auf den aktuellen Fachkräftemangel ist es wichtig, dass die verfügbaren Ressourcen optimal genutzt und nicht für unnötige Arbeitsschritte verschwendet werden.

Kostenreduktion: Die Anschaffung einer Handwerkersoftware hilft dabei, die anfallenden Kosten im Betrieb zu reduzieren. Die bereits erläuterten Automatisierungen ermöglichen es, Arbeitsschritte und damit Kosten einzusparen. Zu berücksichtigen ist jedoch, dass die Anschaffung einer Handwerkersoftware auch mit Kosten einhergeht. Damit die Anschaffung rentabel ist, müssen die Ersparnisse größer als die Kosten für die neue Software sein. Am Softwaremarkt gibt es jedoch zahlreiche kostengünstige Handwerkerprogramme für Kleinbetriebe.

Apps für kleine Handwerksbetriebe

Insbesondere für kleinere Handwerksbetriebe stellen Apps eine sinnvolle Ergänzung zu einer Handwerkersoftware dar. Bei einer App handelt es sich zusammenfassend um ein Programm, das auf einem mobilen Gerät installiert und mit diesem eigenständig genutzt werden kann. Viele Softwarehersteller bieten zusätzlich zum eigentlichen Handwerkerprogramm auch eine App an. Mitarbeiter eines Handwerksbetriebes können diese App auf einem Smartphone oder Tablet installieren und haben so jederzeit auch mobil Zugriff auf die Software. Kleinen Handwerksunternehmen bieten Apps viele Vorteile und ermöglichen es, Prozesse zu verschlanken. Beispielsweise lässt sich der Papierkram deutlich reduzieren, da die Auftragsdokumentation über die App abgewickelt werden kann. Der Baufortschritt kann in der App mithilfe von Notizen und Fotos dokumentiert und direkt digital an das Büro übermittelt werden.

Auswahl der richtigen Software

1. Anforderungen – Ausgangspunkt der Softwaresuche ist die Frage, über welche Funktionen und Eigenschaften die Software verfügen sollte. Die Anforderungen können sich bei kleinen Handwerksbetrieben von großen Unternehmen stark unterscheiden. Notieren Sie sich die wichtigsten Anforderungen in einer Liste.

2. Marktüberblick – Anschließend können Sie sich einen ersten Überblick über die verfügbaren Softwareanwendungen für kleine Betriebe verschaffen. Grenzen Sie die Auswahl auf 5 bis 7 Softwareprodukten ein, die am ehesten zu Ihnen passen.

3. Top 3 Liste – Ziel ist es nun, die Anzahl der Handwerkerprogramme auf die besten 3 zu minimieren. Gleichen Sie die Anwendungen mit Ihren zuvor definierten Anforderungen ab und nutzen Sie weitere Informationen (Bewertungen, Erfahrungsberichte, etc.), um die besten Softwareprodukte zu identifizieren.

4. Softwaretest – Zum Schluss können Sie die Handwerker Softwarelösungen aus Ihrer Top 3 Liste einem Praxistest unterziehen. So können Sie am besten feststellen, welche Anwendung am besten geeignet ist.

Lohnt sich eine Handwerkersoftware aus der Cloud für einen kleinen Handwerksbetrieb?

Bei der Softwareauswahl muss sich ein Handwerksbetrieb grundsätzlich zwischen einer lokalen und Cloud Lösung entscheiden. Beide Optionen haben ihre jeweiligen Vorteile. Insbesondere bei kleineren Handwerksunternehmen sind Cloud Programme jedoch sehr beliebt. Grund hierfür ist im Wesentlichen, dass ein kleiner Handwerksbetrieb sich bei einer Cloud Variante nicht um das Hosting und die technische IT-Infrastruktur kümmern muss. Diese Aufgaben übernimmt der Softwarehersteller des Handwerkerprogramms. Darüber hinaus haben Cloud Lösungen noch einen Liquiditätsvorteil. Da die Produkte zur Miete angeboten werden, wird die finanzielle Belastung über die Nutzungsdauer gestreckt. Es wird kein hoher Kaufpreis zu Beginn der Nutzung fällig. Insgesamt ist daher festzuhalten, dass Handwerkerprogramme aus der Cloud für kleine Handwerksbetriebe viele Vorteile bieten.

Rechnungen effizient schreiben

Das Erstellen von Rechnungen und Angeboten kann in einem kleinen Handwerksbetrieb viel Zeit in Anspruch nehmen. Insbesondere in einem Kleinbetrieb hält die Erstellung davon ab, Kundenaufträge zu erledigen, da der Chef sich meistens selbst um die Erstellung kümmern muss. Mithilfe des richtigen Handwerkerprogramms kann der Prozess der Angebots- und Rechnungserstellung deutlich effizienter gestaltet werden. Die Softwareprogramme ermöglichen es einem Handwerker, mit wenigen Klicks professionelle Rechnungen zu erstellen. Dafür kann auf Vorlagen zurückgegriffen werden, die vom Benutzer angepasst werden können. Kundendaten und erbrachte Leistungen können automatisiert in die Rechnung bzw. das Angebot übernommen werden.

Weitere Aspekte, die bei der Softwareauswahl zu berücksichtigen sind

Vollständiges Programm oder mehrere Anwendungen – Kleine Handwerksbetriebe müssen sich bei der Softwareauswahl entscheiden, ob diese sich ein alleinstehendes Softwareprogramm wünschen oder mehrere Softwarelösungen parallel nutzen möchten. Es gibt mehrere Softwarelösungen für Handwerker, die alle wesentlichen Bereiche abdecken. Alternativ gibt es aber auch die Möglichkeit, eine „schlanke“ Handwerkersoftware zu nutzen und diese beispielsweise mit einer Zeiterfassungssoftware und einer Buchhaltungssoftware zu kombinieren.

Schnittstellen – Wenn Sie sich dafür entscheiden, mehrere Softwareprogramme parallel im Handwerksbetrieb zu nutzen, ist beim Softwarevergleich auch zu prüfen, inwieweit Schnittstellen für einen Datenaustausch vorliegen.

Automatisierungspotenzial – Für viele kleine Handwerksbetriebe stellen die Automatisierungsmöglichkeiten, die sich aus der Einführung einer neuen Software ergeben, das größte Potenzial dar. Bei der Softwareauswahl sollte daher immer geprüft werden, welche Automatisierungen mit der neuen Handwerkersoftware umsetzbar sind.

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